Ledningssamordnare

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 53 300 studenter och 6 500 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Arbetsuppgifter
Anställningens innehåll beskrivs som brett och varierande där du förväntas hantera och ansvara för flera arbetsuppgifter parallellt. Det ingår att upprätta kallelser o anteckningar för möten med ledningsgrupp/institutionsledning, att sammanställa diverse inkommande ärenden/frågeställningar samt vara föredragande. Vidare ingår koordination och uppföljning av administrativa ärenden på prefektnivå, handläggning av remisser, utredningar och forskningsutvärderingar. Ett dagligt verktyg för att lösa stödet är att bevaka en funktionsmail där mycket av ärendehanteringen passerar. Sammanfattningsvis utgör du ett administrativt stöd för prefekt m.fl.

Stöd och koordination av större forskningsansökningar kan komma att ingå, samt ansvar för ordning o reda av publicerade perfektbeslut och vid behov revideringar.

Inom institutionen finns ett Institutionsrådet där en uppgift är att samordna ärenden, upprätta kallelser samt protokollföra rådets möten. Vidare ingår att ordna med vissa beställningar till diverse olika ändamål.

Inom lärosätet har vi sedan drygt ett år tillbaks anpassat verksamheten efter rådande omständigheter, vilket inneburit en mycket snabb digitalisering av verksamheten. En uppgift i tjänsten är att framgent bevaka utvecklingen och bistå ledningen med relevant information.

Tillsammans med administrativ chef och biträdande administrativ chef arbetar du med att skapa och upprätthålla ett kvalitativt ledningsstöd vid institutionen för medicin.

Kvalifikationer
Du har en högskoleutbildning, annan utbildningsbakgrund eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant. Vi ser gärna att du har erfarenhet från administrativt arbete i offentlig verksamhet. Har du dessutom erfarenhet från handläggning/administration av styrelse – och ledningsgruppsarbete inom högskolesektorn är det meriterande. Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska. Goda kunskaper inom Officepaketet och vana av att använda olika IT-system inom administrativa processer är en självklarhet för detta arbete.  

Arbetet förutsätter att du har stark integritet, arbetar förtroendeingivande och kan skapa goda relationer. Du har förmåga att se frågor ur ett helhetsperspektiv och förstår kopplingen mellan institutionens ledning/styrning och den akademiska verksamhetens behov och förutsättningar. Du är en problemlösare med god förmåga att tillämpa gällande regelverk.

Du måste ha en utvecklad förmåga att ansvara för egna arbetsuppgifter, självständigt samordna och slutföra dem. Du har lätt för att på egen hand läsa in dig på nya områden och tillgodogöra dig ny information. Vidare är att organisera och planera arbetet samt ha lätt för att samarbeta en förutsättning för att lyckas. Dessutom är du prestigelös, kommunikativ och trygg.

För att lyckas med ovan beskrivna uppgifter är angivna personliga egenskaper av stor vikt och kommer särskilt att bedömas.

Anställning
Anställningsform: Tillsvidare – provanställning kan komma att tillämpas. Omfattning: 100 % Placering: Administrativa enheten, Institutionen för medicin, Göteborg Tillträde: Enligt överenskommelse, dock senast 2021-09-30 

Kontaktuppgifter för anställningen
Jan Borén, Prefekt, 0733-764264, jan.boren@wlab.gu.se

Göran Liljedahl, Biträdande administrativ chef, 031-786 4430, goran.liljedahl@gu.se 

Fackliga organisationer
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande

Ansökan
För fullständig annonstext se Göteborgs universitets hemsida. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att registrera din ansökan elektroniskt via hemsidan: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/lediga-anstallningar. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2021-06-23


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.