Ledningssekreterare

LSU inleder ett spännande 2019 med att lysa ut en väldigt intern tjänst.

Vi söker nu en ledningssekreterare som vill hoppa rakt in idet administrativa arbetet och vara ett stöd till sina kollegorgenom att bådeförenkla och förtydliga interna rutiner,samtlösa praktiska utmaningar i vardagen.Tjänsten är en tillsvidareanställning på deltid och inleds med en provanställning.

LSU är samarbets- och intresseorganisationen för Sveriges ungdomsorganisationer. Vi är en mötesplats inriktad på ledarskap, organisationsutveckling, påverkansarbete och ungdomspolitik. LSU har en vision om en demokratisk värld där alla unga är organiserade och har makt över sina liv och samhällsutvecklingen.

Vi söker

Vi söker dig som vi trorär ny på arbetsmarknaden eller vill kombinera arbete med studier - dig somlängtar efter att få jobba medolika praktiska servicefunktioner så som bokningar, beställningar,dokumenthantering, protokoll och mappsystem. Kanske har du gått ett administrativt program på gymnasiet?Vi tror att du också kanske har erfarenhet av ett operativt uppdrag eller ideellt arbete i någon av våra medlemsorganisationer.

Vi ser att du har förmåga att kunna ”växla upp” vid fartfyllda perioderoch hantera flera olika typer av ärenden när situationen och tidsramarna kräver det, och att du kan ”växla ner” och förse dig med saker att göra i de perioder tempot går ner och ”Att-göra-listan” krymper - och du tycker förmodligen att båda sakerna är rätt härliga.

Du tycker att det är motiverande att få både kortare och längreuppgifter som kopplar tillvarierande projekt från olika personer eller uppdragsgivare.

Du är prestigelös, administrativt praktisk och gillar att lösa saker snabbt samtidigt som du är noggrann med dokumentation.Du är serviceinriktad, påhittigochkan se och glädjas över dina och andras resultat.

Om tjänsten

Som ledningssekreterare kommer du att arbeta främst med ledningsgruppen på LSU och vara ett stöd till cheferna i organisationen.Ditt arbete är ofta att plocka upp praktiska trådar eller lösa tillfälliga utmaningar och sedan bolla vidare delar av genomförandet till någon annan.

I arbetet ingår att skriva minnesanteckningar, protokoll och olikarutiner, därför är det viktigt att du är trygg med svenska som skriftspråk och kan kommunicera på både svenska och engelska. Du kommer att arbeta i Microsoft Office 365, och vi ser attdu har en såpassgod kännedom om flertalet olika appar som ryms inom det paketet att du med enkelhet kan stötta dina kollegor när det krånglar kring olika funktioner.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Tjänsten är tillsvidare, på deltid ochinleds med en provanställning på 6 månader. I så stor utsträckning som möjligt strävar vi efter ett regelbundet schema, men tidsanpassningar kan göras i samråd med närmsta chef. Tjänsten ska gå att kombinera med studier.

Tjänsten är placeradmed generalsekreteraren som närmsta chef.

Arbetsuppgifter

- Skriva anteckningar, mötesanteckningar och protokoll
- Skapa mallar och rutiner i främst word och outlook
- Uppdatera register, pärmar och avtal
- Ha kontakt med olika leverantörer och sammanställa offert-förslag
- Skapa och upprätthålla olika mappsystem och digitala lösningar för internorganisation
- Övriga administrativa ad hoc-uppgifter

Kunskap och erfarenheter

- Office 365 i mac-miljö
- Erfarenhet av olika administrationsuppgifter
- Vana av att stärka upp andras verksamhet med praktisk administration
- Viss erfarenhet av folkbildningsverksamhet och/eller föreningsutveckling
- Relevant gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer som likvärdig

Kompetenser och förmågor

- Tar med lätthet kontakt med nya människor och organisationer
- Prestigelös
- Samarbetsvillig
- Förmåga att prioritera och sortera
- Handlingskraftig och tekniskt nyfiken
- Söker utan problem efter ny kunskap och gillar att lösa utmaningar
- Kommunicera med lätthet både över telefon och e-post
- Lätt att avsluta påbörjade saker, avrapportera dem och gå vidare

Meriterande erfarenheter

- Formell administrativ serviceutbildning
- Erfarenhet av att organisera gräsrotsförening
- Flerspråkighet
- Särskilt goda kunskaper i Excel, Sharepoint och/eller Teams
- Erfarenhet av att arbeta med ett tillgänglighets- och inkluderingsperspektiv som arrangör
- Erfarenhet av normkritik och ett postkolonialt perspektiv
- Kunskap kring EU:s datalagringsdirektiv och hur personuppgifter skall hanteras

Anställningsform: Tillsvidare, med inledande provanställning

Omfattning: riktarbetstid på 60 % av 37,5 timmars arbetsvecka, dvs 22.5 h. Helgarbete förekommer och med undantag kvällsarbete.

Tillträde: snarast, enligt överenskommelse

Placering: i Stockholm

Ansökan: behandlas löpande

Individuell lönesättning. Arbetsvillkoren följer arbetsplatsens kollektivavtal. LSU eftersträvar en mångfald av perspektiv, förmågor och erfarenheter och ser därför gärna en bredd av sökanden.

Om LSU och vad vi erbjuder dig

Hos LSU finns en organisationskultur som genomsyras av värderingsfrågor, ett stort individuellt ansvar och möjlighet till utveckling. Det är en organisation med korta beslutsvägar och en inspirerande arbetsmiljö med engagerade medarbetare. LSU har stor erfarenhet av att arbeta med metodutveckling och ett brett kontaktnät hos civilsamhällets aktörer. Vi kan erbjuda en spännande och dynamisk arbetsplats som innebär stora möjligheter att stärka ungdomsrörelsens förutsättningar och genomslagskraft.

Om du är intresserad av tjänsten

Ansök så fort du kan, vi plockar in kandidater löpande och planerar att tillsätta tjänsten när vi funnit vad vi söker. Sök genom att klicka på "Skicka ansökan", fylla i dina uppgifter och bifoga ett personligt brev och CV. Vi har inte möjlighet att behandla ansökningar på annat sätt.

Ytterligare upplysningar om tjänsten lämnas av närmsta chef generalsekreterare Hannah Kroksson, kroksson@lsu.se, 0735 00 54 92 eller verksamhetsledare Rebecka Stenkvist, rebecka.stenkvist@lsu.se. Fackligt ombud är Erica Midfjäll, erica.midfjäll@lsu.se