Ledningssekreterare till Mälardalstrafik

Mälardalstrafik, Stockholm

Om oss
Mälardalstrafik, med varumärkena Mälartåg och Movingo, är ett litet bolag med ett stort uppdrag; att genom ett effektivt trafikutbud och attraktiva tjänster, bidra till ett sammanhållet transportsystem och en hållbar utveckling i en växande Stockholm-Mälarregion. Bakom Mälardalstrafik står regionerna i Stockholm, Sörmland, Uppsala, Västmanland, Örebro län och Östergötland.

År 2021 blir närmast ett reformår för Mälardalstrafik och för den storregionala kollektivtrafiken i Stockholm-Mälarregionen. Ökat utbud, fler nya tåg, uppdaterade resevillkor och ett utökat produktsortiment är några av de många förändringar som våra resenärer och kunder kommer att kunna ta del av under detta och kommande år. Läs mer om oss: www.malardalstrafik.se

Idag är vi ett 20-tal medarbetare som sitter i ljusa och fina kontorslokaler i direkt anslutning till Stockholms centralstation. Vi söker nu en ledningssekreterare till vår avdelning för Verksamhetsstyrning och Ekonomi. Avdelningen består idag av två ekonomer, en analytiker och en administratör. Avdelningens uppdrag är att skapa förutsättningar för en effektiv och välfungerande administration, förvaltningsplattform samt kontorsstöd.

Dina arbetsuppgifter
Som ledningssekreterare på Mälardalstrafik kommer du ha ett uppdrag med stor bredd där arbetsuppgifterna varierar. I uppdraget ryms både ett övergripande fokus där du är ansvarig över att inhämta information, analysera och sammanställa underlag till att samverka och delta i utvecklingsarbete för att skapa struktur och säkerställa en välfungerande administration.

Du kommer att vara ansvarig för ärendebredningsprocessen inom bolaget, vilket innefattar utredning av ärenden, kvalitetsgranskning, sammanställning samt kommunikation av kallelser och protokoll. Du säkerställer hela processen inför och under möten och förbereder dagordning, bokning av lokaler till protokollföring och dokumentation.

Delar av ditt uppdrag kommer att innefatta administrativa uppgifter som till exempel inköp av kontorsvaror, samordning av kontors-IT samt bokning, planering och samordning inför möten och verksamhetsdagar. Du kommer att vara samordnare i arbetet med att utveckla förvaltningsstrukturen på bolaget vilket infattar bland annat vårt diarium och arkiv. Arbetsuppgifterna innefattar även att agera i rollen som VD-sekreterare och ledningsstöd.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har väl inarbetad vana av ärendeberedningsprocessen i en politiskt styrd organisation. För oss innebär det att du har minst fem års erfarenhet av en liknande roll och känner dig trygg i din erfarenhet av att bereda ärenden, skriva rapporter och beslutsunderlag och har god kännedom och förståelse för hur processen fungerar.

Du har för rollen en relevant akademisk examen alternativt annan utbildning som vi bedömer likvärdig. Goda kunskaper i Officepaketet, dokument- och ärendehantering är ett krav och vi förväntar oss att du är en skicklig administratör som har lätt för att sätta dig in i nya system. Vi använder oss i dag av bland annat Sharepoint, ledningssystemet 2C8 samt diariesystem Position 1.

Som person är du tillmötesgående, serviceinriktad och har förmågan att planera och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Vi är ett litet bolag där arbetsuppgifter och ansvar kan variera i dignitet så för oss är det viktigt att du har både vilja och förmåga att hjälpa andra och motiveras av att agera koordinerande i många olika kontaktytor. En positiv framtoning och lätt för att samarbeta både i och utanför bolaget ser vi som en självklarhet. Ett prestigelöst förhållningsätt såväl som ett gott omdöme kommer vara i framgångsfaktor i rollen!

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper, lämplighet och förmågor. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Anställningsform
Tillsvidareanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Information om tjänsten lämnas av:
HR-Ansvarig Pernilla Egeland
pernilla.egeland@malardalstrafik.se

Välkommen med din ansökan, inklusive CV, senast 2021-01-12