Lokalsamordnare med uppdrag inom projektsamordning

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Tjänsten som lokalsamordnare på sektionen Campusservice Haga ingår i Serviceenheten, där kompetens samlas inom en rad olika områden. Vid enheten arbetar ca 300 personer som tillsammans erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet.

Campusservice Haga ger i huvudsak service till de verksamheter och fastigheter som återfinns i områdena Haga och Linné, dvs. Handelshögskolan och Samhällsvetenskapliga fakulteterna. Servicen syftar främst till att hjälpa verksamheten att få så mycket ut av sina lokaler som möjligt samt till att skapa en god arbetsmiljö för studenter och anställda. Tjänsterna består bland annat av vaktmästeritjänster, reception och lokalvård.

Arbetsuppgifter 
Vi söker nu en driven lokalsamordnare till Campusservice. Lokalsamordning innefattar samordning av lokalbokning och schemaläggning. Du kommer vara huvudansvarig för lokalbokningsprocessen på Handelshögskolan men kommer också att arbeta med Samhällsvetenskapliga fakulteten. Lokalsamordnaren säkerhetsställer att lokalbokning och schemaläggningen sker enligt upprättade processer. I din roll ska du ha en helhetsbild över undervisningslokalerna och vara väl insatt i verksamhetens behov. Du arbetar dagligen i universitetets resursplaneringssystem, Time Edit, och är lokal support till övriga användare i systemet.

Du samarbetar dagligen med lärare, lokala bokare, AV-teknisk personal samt övriga intressenter inom verksamheten. Utöver ditt huvuduppdrag inom lokalsamordning kommer det också att förekomma uppdrag inom projektsamordning. Dessa uppdrag kan innebära att projektleda eller samordna projekt främst inom lokaler och fastigheter. Det kan handla om till exempel lokalanpassningar, flyttar samt möbelinköp. En viktig del är att säkerställa en god kommunikation i projekten.

Då vi lokalt är en liten och verksamhetsnära organisation är det viktigt att alla hjälps åt och är flexibla. Detta innebär att du vid behov behöver vara beredd på att hjälpa till där det behövs.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:


• Att samordna bokning av undervisningslokaler för ett effektivt lokalnyttjande och säkerställa att detta sker enligt upprättade processer
• Att säkerställa att fördelningen av lokaler sker rättvist efter uppsatta regler
• Att ta fram underlag och statistik inför beslut och uppföljning avseende lokalanvändning
• Att fånga upp och vara support för verksamhetens behov vad gäller lokaler och schema
• Att aktivt arbeta för att förbättra och utveckla lokalsamordningens rutiner och processer
• Att vara kontaktperson för kåren och säkerställa att pubar och sittningar sker säkert och i enlighet med gällande regelverk
• Att samordna och delta i olika typer av projekt dock främst med inriktning mot flyttar och lokalanpassningar
• Att vara kontaktperson mot externa leverantörer
• Att ansvara för kommunikationen mellan projekt och verksamhet
• Att genomföra inköp och hålla i ekonomisk uppföljning av projekten

Kvalifikationer 
Du har:


• Eftergymnasial utbildning, alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Mycket god svenska och god engelska i tal och skrift
• God kommunikativ förmåga
• Erfarenhet av att processledning eller projektledning
• God kunskap i Officepaketet

Arbetet som lokalsamordnare förutsätter att du är duktig på att driva processer och projekt samtidigt som du inte är rädd att hugga i rent handgripligen. Du har förmåga att se frågor ur ett helhetsperspektiv och förstår kopplingen mellan oss som stödfunktion och den akademiska verksamhetens behov och förutsättningar. Rollen kräver att du är en god kommunikatör och konstruktiv problemlösare utifrån gällande regelverk. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Meriterande är:


• Erfarenhet av arbete inom högskolesektorn, gärna inom utbildningsadministration
• Erfarenhet av resursplaneringssystem
• Erfarenhet av fastighetsrelaterade projekt såsom flyttar och ombyggnationer
• Erfarenhet av upphandling och inköp
• B-körkort

Anställning 
Anställningen är tillsvidare och heltid 100% med placering tills vidare vid Serviceenheten. Tillträde snarast enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Björn Hildenwall, campuschef vid campusservice Haga, tel. 031 786 48 98, bjorn.hildenwall@gu.se


Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-09-12.


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.