Malmö stad söker en arkivarie till Fastighets- och gatukontoret

Ref: 20222419

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medar­betare på Fastighets- och gatukontoret genom att ge rätt stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, dataskydds- och informationssä­kerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat och positivt gäng, som samverkar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.

En betydande del av dina arbetsuppgifter kommer att bli att på ett systematiskt sätt leda, samordna och följa upp förvaltningens arkiv- och informationssäkerhetsarbete, vilket bland annat innebär att


• kontinuerligt uppdatera tekniska nämndens arkivredovisning
• ansvara för ett projekt avseende införande av arkivredovisningen i vårt diarie- och ärendehanteringssystem Platina
• genomföra gallringsutredningar
• delta i informationsklassificering och risk- och sårbarhetsanalyser
• utbilda och sprida information och kunskap om arkivets ansvars- och arbetsområden inom förvaltningen

Dina arbetsuppgifter som arkivarie kommer även att innebära att du ansvarar för och deltar i det dagliga arkivarbetet med förvaltning, vård och tillgängliggörande av vårt fysiska så väl som digitalt lagrade arkivmaterial, vilket bland annat kommer att innefatta arkivsökning med anledning av såväl interna som externa förfrågningar. Du kommer att leda projekt och uppdrag, där såväl våra specifika verksamhetsgrenar som vår gemensamma verksamhet omfattas. Rådgivning, bland annat i frågor om långsiktigt digitalt bevarande, kommer att bli en stor del av dina arbetsuppgifter.

Samtidigt som du stödjer verksamheten med att följa lagar och regelverk inom området, hjäl­per du dina kollegor att hitta lösningar för att göra det dagliga arbetet enkelt och säkert. I ditt arbete kommer du samverka med registratorer, informationsägare, arkivredogörare, system­förvaltare, stadsjurister med flera, samt representera förvaltningen i kommunövergripande nät­verk.

Vi söker därför en arkivarie som kan leda och samordna ett utvecklingsarbete, där digital information i stor utsträckning ersätter det traditionella analoga formatet. I ditt ansvar kommer även att ingå att hålla arkivansvarig, dvs. tekniska nämnden, informerad om arbetsläge, arbetsgång, problemområden, inspektioner och nationella riktlinjer.

Kvalifikationer
Vi söker dig med akademisk examen omfattande minst de kurser i arkivvetenskap som ingår i masterprogrammet i arkivvetenskap, biblioteks- och informationsvetenskap respektive museologi (ABM), eller som har kunskaper, t.ex. genom arbetslivserfarenhet, som kan bedömas likvärdiga. Vidare ser vi att du har:


• grundläggande kunskaper gällande informationssäkerhet och dataskyddsfrågor
• grundläggande kunskaper om den lagstiftning och de föreskrifter som reglerar hanteringen av digital information hos myndigheter,
• god IT-kompetens
• goda kunskaper om format och standarder med relevans för digitalt bevarande,
• utbildning i eller arbetslivserfarenhet av elektronisk informationshantering
• erfarenhet av utredningsarbete för bevarande och gallring av elektronisk information,
• god kännedom om offentlig förvaltning och offentliga myndigheters informationshantering

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete som arkivarie inom offentlig sektor. Det är även meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete som arkivarie med inriktning mot digitalt bevarande och utvecklingsfrågor kopplade till långsiktigt digitalt bevarande, har god kunskap om de tekniska aspekter som hör samman med detta och/eller erfarenhet av projekt­ledning.

Som person är du flexibel, lösningsinriktad och kommunikativ. Det ingår såväl interna som externa kontakter i vilka du behöver ha ett professionellt förhållningssätt och vara en god representant för kanslienheten och arkivet. Du tänker strategiskt för att kunna se de lång­siktiga konsekvenserna av dina beslut och har pedagogisk förmåga, är duktig på att presentera material, samt har förståelse för människors olika förutsättningar att ta till sig kunskap. Vi läg­ger stor vikt vid personlig lämplighet.

För att du ska trivas hos oss så behöver du uppskatta ett flexibelt arbetssätt och att arbeta i team. Du har intresse för att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera ef­fektiva lösningar. Du planerar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. På vår enhet arbetar vi med att ge stöd till verksamheten, vilket in­nebär att du ska trivas med att leverera service på hög nivå, samt att du lätt kan ställa om efter arbetets skiftande behov. Du har en god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Du uttrycker dig väl i svenska både i tal och skrift.

Om arbetsplatsen
Vad erbjuder vi dig? Fastighets- och gatukontoret erbjuder ett spännande och varierat jobb tillsammans med krea­tiva kolleger med många olika kompetenser inom stadsutveckling, samt ett öppet och prestige­löst arbetsklimat, där vi värdesätter och förstår vikten av att kommunikation är en integrerad del av verksamheten. Du kommer att få cirka 500 kollegor inom förvaltningen, personer med ett stort engagemang och samhällsintresse som brinner för att utveckla och bygga Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast efter överenskommelse

Vi kommer i denna process att granska ansökningar och hålla intervjuer löpande. Observera därför att tjänsten kan komma att tillsättas före sista formella ansökningsdag, som är den 31/8.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.