Malmö stad söker en projektsekreterare!

Ref: 20222771

Fastighets- och gatukontorets stadsutvecklingsavdelning ansvarar för att planera och bygga den hållbara staden utifrån en helhetssyn på stadsutveckling. Vi skapar förutsättningar för att utveckla staden med nya bostäder, verksamheter och offentlig service, samt bygger infrastruktur och mötesplatser. Vi utvecklar stadens mobilitetssystem på kort och lång sikt med ett helhetsperspektiv för alla som reser och rör sig i Malmö.

Enheten för verksamhetsstöd, som du kommer att tillhöra, arbetar med avdelningsgemensam planering, övergripande utredningar, projektstöd och koordinering. Vi som redan jobbar här är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng, som samverkar och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Vårt arbetssätt kännetecknas av ett nära samarbete och en god teamkänsla. Nu söker vi dig som vill arbeta i en samordnande och viktig roll nära avdelningsledningen!

Arbetsuppgifter
I den här rollen kommer du att arbeta med stadsutvecklingsavdelningens chefer i en bra arbetsgemenskap. Du kommer att hantera ett flertal olika administrativa arbetsuppgifter inom avdelningen och i samarbetsforum med externa parter. Utöver ett nära samarbete med avdelningens chefer och dina arbetskollegor, omfattar rollen många kontakter och mycket samverkan inom olika nätverk och projekt.

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden kan vara:


• Sekreterarskap i olika samarbetsforum, där du förväntas stödja cheferna med hantering av agendor, minnesanteckningar, enklare presentationer, samt uppföljning av åtgärdsbevakningar. Du fångar upp och strukturerar underlag till beslutsunderlag och rapporter.
• Sekreterarskap i markanvisningstävlingar, jämförelseförfaranden, byggaktörsdialoger
• Stöttning av projektledare i dokumenthantering i bl a. projektverktyget Antura, samt fysisk arkivering.
• Stöttning av cheferna i administrativa åtgärder kopplat till nyanställda
• Registrering av vissa handlingar i ärendehanteringssystemet Platina

Kvalifikationer
Du har minst en teoretisk gymnasieutbildning, men det är meriterande med högskoleutbildning inom ett ämnesområde som vi bedömer som relevant för tjänsten. Du har även några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, företrädesvis inom offentlig verksamhet.

Du är en positiv, ansvarstagande och engagerad person. För att trivas och för att kunna fullfölja uppdraget på bästa sätt, bör du vara noggrann och ha ett välutvecklat ordningssinne. Du är van att hantera många parallella arbetsuppgifter och har ett lugnt och strukturerat arbetssätt. Vidare ser vi gärna att du har erfarenhet och förmåga att arbeta självständigt, men samtidigt i god dialog och samverkan med dina uppdragsgivare. På grund av tjänstens innehåll, krävs det att du har mycket goda kunskaper i svenska och lätt för att uttrycka dig i både tal och skrift. Du har även kunskaper i engelska, samt goda kunskaper i Office-paketet. Utbildning i och/eller erfarenhet av kommunal dokument- och ärendehantering är meriterande. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdsbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.