Management Assistant till Semper

Jobbify är en jobbplattform för vassa kandidater.
För kunds räkning har vi publicerat denna annons, vill du komma i kontakt med den slutgiltiga arbetsgivaren kan du klicka dig vidare till annonsen:
Med en stark servicekänsla, administrativ och kreativ ådra, mycket god förmåga till struktur och planering samt en önskan om att utvecklas och lära dig nytt kommer du att bli en viktig kugge hos Semper.

Vi söker nu en Management Assistant till företagets nordiska ledningsgrupp, i rollen ingår också ansvar för Facility Management och säkerheten för kontoret i Sundbyberg.

Dina arbetsuppgifter:
Som Management Assistant kommer du att arbeta nära och vara ett stort stöd till VD och den nordiska ledningsgruppen gällande administration och planering. En viktig del i rollen är också att ansvara för Facility Management och säkerheten för kontoret samt att arbeta som ett team med Lön- och HR assistenten för att kunna vara backup för varandra vid behov. Rollen har många kontaktytor både internt hos Semper och Hero globalt men också externt så viktigt att du trivs med det. Du förvänts att resa till Danmark och Finland när de nordiska ledningsgruppsmötena hålls där. Rollen rapporterar till HR Director Nordics och är placerad i Sundbyberg i trevliga lokaler.

Nedan är ett urval av arbetsuppgifter som ingår i rollen:
– Administrativt stöd till Sempers nordiska ledningsgrupp och sekreterare på dess möten.
– Inbjudningar till möten, förbereda möten och konferenser, både interna och externa.
– Ansvara för festligheter som att arrangera och koordinera den nordiska julfesten för 120 personer.
– Boka transporter som flyg, tåg och taxi samt beställa luncher och middagar.
– Godkänna tidrapporter och resekostnader för de som rapporterar till VD samt fakturahantering.
– Vara kontaktperson till resebyrån, uppdatera information i reseportalen och Sempers resepolicy samt kostnadsuppföljning.
– Uppdatera dokument i Word, Excel och PPT etc.
– Ansvara för Facility Management och säkerheten på kontoret i Sundbyberg som larm och brandsäkerhet samt ansvara för att följa upp avtalen inom området.
– Post- och pakethantering samt hålla kontorets gemensamhetsytor snygga.
– Ta emot externa besökare samt vara kontaktperson gentemot fastighetsägaren.

Din profil:
Vi söker dig som har minst några års erfarenhet från en liknande roll från en internationell miljö där du tagit stort ansvar, arbetat med hög integritet och tillgänglighet samt gett en fantastisk kvalitet i din leverans. Vi önskar att du har erfarenhet av Facility Management och säkerhet då det ingår i rollen också. Har du erfarenhet av lönehantering är det ett plus, annars vill vi gärna att du är öppen för att lära dig det för att kunna vara backup vid behov.

Som person önskar vi att du är flexibel och van att hantera många uppgifter samtidigt. Vi vill att du är strukturerad, organiserad, kan prioritera och planera din tid. Du ska kunna arbeta självständigt, samtidigt som du är en lagspelare som bidrar till ett positivt arbetsklimat.

Du tycker om att ge service, ta ansvar och dra uppgifter hela vägen in i mål. Du kan se vad som behöver göras, göra saker med ett leende men också vara modig och kunna säga nej. Vi värdesätter att du tar egna initiativ i ditt arbete och att du har förmågan att arbeta proaktivt för att utveckla nya rutiner, processer och underlätta det administrativa arbetet.

Du bör ha stor vana vid att hantera skriftlig dokumentation och kommunikation. Att kunna hantera konfidentiell information på rätt sätt är en självklarhet för rollen. Du är flytande i svenska och engelska i tal och skrift. Vi ser det som ett plus om du har kunskaper i det danska och/eller finska språket. Du är trygg i hela Officepaketet samt nyfiken på att lära dig nya digitala verktyg.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som trivs i en professionell, högpresterande och öppen företagskultur med stor omtanke och värme.

Om företaget
Om Semper AB: Det välkända varumärket Semper borgar för samma höga kvalitet som det gjort sedan starten 1939. Idag är Semper AB ledande aktör i Norden inom barnmat, modersmjölksersättning och hälsosamma snacks. Huvudkontoret ligger i Sundbyberg.

Om Hero Group: Sedan 2006 ingår Semper AB i den internationella livsmedelskoncernen Hero Group, som har drygt 4 000 medarbetare i 19 länder. Företaget grundades 1886 i Lenzburg, Schweiz, där huvudkontoret fortfarande ligger. Inom Hero Group är huvudkategorier barnmat & modersmjölksersättning, sylt och marmelad samt hälsosamma snacks. Produktportföljen består av flera välkända internationella och lokala varumärken. Missionen för Hero Group är “conserving the goodness of nature”.