Management-/Personal Assistant

Nu har vi på The Pace/Wise Professioenls ett jättespännande uppdrag för dig som gillar högt tempo, är riktigt vass på att strukturera och organisera och dessutom har en rejäl portion skinn på näsan. Vi letar efter en trygg och erfaren management-/personal assistant till en driven entreprenör i Öresundsregionen. Rollen utgår från Malmö, där du förväntas vara 1 dag i veckan, i övrigt kan du arbeta remote likt en virtual assistant. Detta är ett uppdrag för dig som levererar bäst resultat utifrån filosofin frihet under ansvar. Tjänsten är på heltid och du har stor möjlighet att planera din tid, dock är det viktigt med hög tillgänglighet och flexibilitet gällande arbetstiderna. Detta är ett initialt ett konsultuppdrag via The Pace/Wise Professionals, för rätt person kan det finnas möjlighet till anställning på sikt.

Ditt uppdrag

I rollen om Management-/Personal assistant får du möjligheten att arbeta i en bred roll i en starkt präglad entreprenöriell kontext. Du navigerar smidigt mellan kontaktytor på olika nivåer och är helt trygg i det social koderna. Du är ett proffs på Outlook och Office -paketet och ansvarar för en komplex kalenderhantering, där du planerar och parerar möten och uppdrag. Samtidigt spelar du en viktig roll i att agera Gatekeeper för att optimera en effektiv tidförbrukning.

Du ansvarar för en smidig upplevelse vid resor och hanterar resebokningar, reseräkningar samt all logistik och administration kring resandet. Du är av naturen serviceminded, älskar att ha en god planering och flexibilitet och lösningsfokus är dina mellannamn. I den rollen är det starkt meriterande med en ”Can do attitude”.

Du gillar och är duktig på att styra upp sociala tillställningar och aktiviteter. I detta uppdrag kommer du att koordinera diverse representationsmiddagar och bjudningar. Du ansvarar för allt från att skicka ut inbjudningar, till val av lokal och bokning av kock samt att gästernas logistik till och från tillställningen går smidigt. Du är även behjälplig i att arrangera interna event så som sommar-och julfester för medarbetare.

Exempel på arbetsuppgifter:

·        Kalenderhantering

·        Mötesplanering

·        Resekoordinering

·        Administration av reseräkningar

·        Ta fram material och underlag inför diverse möten

·        Ansvarar för enklare ekonomiska uppgifter samt är i kontakt med ekonomichef

Din bakgrund

För att axla rollen ser vi att du är en erfaren assistent, du är van vid ett högt tempo och att trivs med att hantera flera uppgifter parallellt, högt som lågt. Det har ett extremt flexibelt förhållningssätt och lösningsfokuserad. Vidare är du proaktiv och tänker alltid på nästa steg. Du arbetar strukturerat och organiserat samt håller en hög service-nivå och har en väldigt god kommunikativ förmåga. Vidare har du hög integritet och van vid att hantera många olika situationer, alltid på ett professionellt sätt.

Du har mycket god erfarenhet av Office-paketet samt är van vid att kommunicera obehindrat på både svenska och engelska.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace/Wise Professionals erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace/Wise Professionals ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning. Vi är också måna om att du som konsult känner dig som en del av gänget. Vi har därför konsultevents och en nära dialog med dig under hela ditt uppdrag. Vill du läsa mer om hur det är att jobba som konsult via oss, läs mer här.

Wise Professionals är specialister på hållbar rekrytering och attraktion som arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Stockholm, Göteborg och Malmö/Öresund. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration. Vi tillsätter bland annat roller som administrativ chef, kundtjänstchef, receptionschef, VD-assistent, exekutiv assistent, Office Manager, koordinator, administratör och sälj-, jurist- och kontorsassistent.

Nyfiken på att veta mer?

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver. Ansvarig för rollen är Konsultchef Stephanie Grammenidis (stephanie.grammenidis@thepace.se)

Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald i bakgrund, erfarenhet och synsätt berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation med ledstjärnorna nyfiken – modig – proffsig. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig!