Medarbetare till FM-enhetens diarium

FM-enheten i Nyköping

Välkommen att utveckla och utvecklas hos en av Sörmlands största arbetsgivare. Tillsammans skapar vi Sveriges friskaste län 2025.

FM-enheten är landstingets Facility Managementfunktion med uppdraget att i rollen som beställare erbjuda landstingets verksamheter värdehöjande servicetjänster samt säkerställa landstingets tillgång till lokaler och utvecklingen av vårt fastighetsbestånd så att det är ändamålsenligt för landstingets verksamheter.

Arbetsplats
Vår verksamhet är organiserad inom två affärsområden, Fastigheter & Bygg och Servicetjänster. Vi är en länsövergripande organisation med kontor i Eskilstuna, Nyköping och Katrineholm. Hos oss arbetar 50 personer.

Vi söker nu en vikarie till Administrativ stöd på heltid under 6 månader. Huvudsakliga arbetsuppgifter är i vårt diarium, men även att vara delaktig i ett pågående uppdrag inom dokumenthantering.

FM-enhetens diarium ansvarar för att diarieföringen inom enheten utförs enligt gällande myndighetskrav såsom offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen och PUL. Som registrator fungerar du som ett stöd för FM-enhetens medarbetare vad gäller diarieföring av handlingar och att ta fram handlingar. Som medarbetare i diariet här du även ett nära samarbete med landstingets centrala diarium och arkiv. Vårt diarium är inne i en spännande fas där vi under 2017 kommer att implementera diarieföring digitalt, ett arbete som du kommer att bli involverad i.

Du kommer också att vara delaktig i och ansvara för vissa delar i FM-enhetens övergripande arbete med att ta fram ett dokumenthanteringssystem. Vi ser att du skulle kunna hjälpa oss med att utifrån framtagna behov testa och utvärdera olika alternativ för att det ska vara enkelt för medarbetarna på FM-enheten att hantera dokument i det dagliga arbetet.

I diariet arbetar du tillsammans med två andra medarbetare. Som medarbetare i diariet ingår du i FM-enhetens Administrativa Stödfunktion.
Placeringsort är i Nyköping.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
Posthantering.
Bevakning av funktionsbrevlåda.
Diarieföring enligt framtagen rutin för dokumenthantering.
Öppna och avsluta diarieärenden.
Arkivering enligt gällande bevarande- och gallringsplaner.
Lämna ut handlingar till allmänheten vid förfrågningar.
Implementering av digital diarieföring.
Delaktig i FM-enhetens projekt Dokumenthantering
Andra administrativa arbetsuppgifter ingår i rollen och utformas efter verksamhets behov.

Din kompetens
Treårigt gymnasium eller motsvarande.
Mycket goda kunskaper i det svenska språket, både i tal och skrift.
Mycket god datorvana i Officepaketet.
Kunskaper i Offentlighetsprincipen, Offentlighets- och sekretesslagen, PUL och Arkivlagen.

Det är meriterande för tjänsten om du har några års arbetslivserfarenhet som registrator. Det är också meriterande om du har erfarenhet av dokumenthanteringssystem. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Anställningsform och sysselsättningsgrad
Tjänsten är ett vikariat på heltid till och med augusti 2017. Tillträde under februari 2017 eller enligt överenskommelse.

Information om tjänsten lämnas av
Johanna Eliasson, Administrativ chef, 0705-388 388.
Fackliga företrädare nås via vxl, 0155-24 50 00.

Välkommen med din ansökan, inklusive CV, senast 2016-12-14.
Intervjuer kan komma att ske löpande.




Vi har i vissa fall skyldighet att kontrollera om en person förekommer i misstanke- och eller belastningsregistret. Det kan ske på två sätt, endera begär landstinget ut uppgiften själv eller också uppmanas du att begära ut utdrag för att kunna visa upp innan anställning. Vi begär i undantagsfall att du visar upp registerutdrag även vid tillsättning av andra tjänster än de som avses ovan. Blir du aktuell för anställning kommer du att informeras om vad som gäller för den tjänst du sökt.

Vi gör aktiva val vid exponering och rekryteringsstöd och undanber oss därför direktkontakt av bemannings- och rekryteringsföretag.