Medborgarskolan Väst söker administratör/koordinator till regionkontoret

Medborgarskolan är ett av tio studieförbund. Vi är en ideell förening utan eget vinstintresse. Vi vilar på en humanistisk värdegrund som verkar för att stärka och utveckla demokratin. Ungefär en miljon människor deltar varje år i Medborgarskolans verksamhet. Vi finns över hela landet och vår verksamhet är öppen för alla. Vi vill stimulera till kunskapssökande, eget skapande och samhällsengagemang. Vi förenar ett lustfyllt lärande med höga krav på kvalitet och kompetens.

Medborgarskolan består av ett förbundskansli och åtta regioner, som alla är egna juridiska enheter. Medborgarskolan Region Väst omfattar Västra Götaland och Halland. Vi bedriver förutom traditionell folkbildning även uppdragsverksamhet, arbetsmarknadsprojekt och skolverksamhet. Vi har ca 200 anställda och omsätter ca 200 miljoner kronor.

Medborgarskolan Väst söker administratör/koordinator till regionkontoret
Vi söker nu en administratör och koordinator till regionkontoret som vill vara med och bidra till en professionell, effektiv och utvecklande miljö för ledningsgrupper och regionkontor. Vi erbjuder dig ett socialt och stimulerande arbete i ett öppet och dynamiskt klimat där ingen dag är den andra lik.

Din framtida utmaning
Som administratör och koordinator är du ett stöd till regionchef med planering, samordning och förberedelser av möten. Du är ett administrativt stöd till styrelse, regionchef och ledningsgrupper i form av framtagande av handlingar och presentationer, bokningar, dokumentationshantering, utskick, kallelser, inbjudningar, mötesstruktur och protokollskrivande. På Medborgarskolan utvecklar vi hela tiden vårt arbetssätt och du deltar även i förbättringsgrupper inom regionkontorets verksamhet såsom att digitalisera processer, vara administrativt stöd vid upphandlingar, inköp och du bevakar vår gemensamma mail. Du fungerar även som administrativt stöd till övriga funktioner, såsom ansvariga för Kvalitet och miljö samt Marknad och kommunikation.

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden

• Mejl-, post- och kalenderhantering
• Förbereda material och underlag inför möten samt iordningställa ledningsgruppsmöten
• Agera som kontaktperson och ge stöd till styrelse och ledningsgrupper
• Ordna och hantera all logistik för styrelsemöten, stämmor och evenemang
• Övergripande ansvar för kontorsmiljö, administration och processer
• I samverkan med kvalitetsansvarig genomföra vissa regionala kontroller av bidragsfinansierad verksamhet
• I samverkan med marknadsansvarig utföra vissa grafiska uppdrag
• Övriga ad hoc-uppgifter 

Vi söker dig som har

• Minst gymnasieutbildning
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst 3 års erfarenhet av att ha arbetat som VD-assistent, GD-assistent, executive assistant, chefssekreterare eller motsvarande
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt och koordinerande stöd
• Erfarenhet av avancerad kalenderbokning
• Erfarenhet av inköp och planering av möten och evenemang
• Mycket god kommunikativ, språklig och stilistisk förmåga (på svenska såväl i tal som skrift)

För att lyckas i rollen
Som administratör och koordinator på Medborgarskolan Region Väst har du en central roll inom organisationen. Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper, såsom ett noggrant arbetssätt och känsla för kvalitet och detaljer. Du är självgående, drivande, ligger steget före och trivs med mycket eget ansvar.

För att lyckas i rollen behöver du en stark administrativ förmåga och tycka om att arbeta högt som lågt, då arbetsuppgifterna är varierande utifrån de behov som uppstår dag för dag. Du är van att hantera många arbetsuppgifter parallellt, du kan prioritera och är flexibel och lösningsfokuserad. Du driver ditt arbete framåt på ett strukturerat sätt genom planering, genomförande och uppföljning. 

Det är en fördel om du har ett intresse för digitalisering och lätt för att ta till dig digitala system. 

Som person är du utåtriktad och social. Du har ett relationsskapande förhållningssätt och bidrar till en öppen kultur där vår värdegrund präglar möten med medarbetare i organisationen, uppdragsgivare, medlemsorganisationer och andra intressenter. Du har hög integritet och förstår vikten av diskretion och sekretess.

Varför Medborgarskolan?
Du delar Medborgarskolans värdegrund, läs mer på medborgarskolan.se/om-medborgarskolan

Stämningen hos oss är familjär och vänlig. Vi trivs tillsammans och älskar det vi gör. Du blir en del av en lyhörd och engagerad arbetsplats.

Vi eftersträvar en heterogen arbetsgrupp och ser mångfald som en styrka. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt
Anställningen föregås av sex månaders provanställning. Inför nyanställning begär vi utdrag ur belastningsregistret.

Medborgarskolan är medlem i FREMIA och har tecknat kollektivavtal med Unionen.

Arbetet utförs främst på plats på regionkontoret på Haga Östergata 12 i Göteborg med viss möjlighet till distansarbete. Vi tillämpar flextid.

Urval och intervjuer sker löpande, så det är bra om du skickar in din ansökan så snart som möjligt, dock senast 30 juni. Varmt välkommen!