Möteskoordinator sökes till Statlig myndighet i Sundbyberg!

Om oss
Hej! Det är vi som är Clockwork. Vi arbetar med rekrytering och bemanning men vi brukar säga att vi är i ”bättre framtidsbranschen” – för vi vill vara en kraftkälla för företag och människor som vill utvecklas. Vårt erbjudande är träffsäker matchning mellan företagens behov och medarbetarnas kvaliteter, oavsett om det handlar om jobb i industri- eller tjänstesektorn, inom skolvärlden eller i olika integrationsprojekt. Vi tror på människor och vi vet att rätt människa på rätt plats gör skillnad. Därför är det viktigt för oss att ha koll på varje marknad, varje företag och varje medarbetare. Och därför är det viktigt för oss med en stark lokal närvaro. Du möter oss i tjugo städer från Stockholm i söder till Luleå i norr.
Läs mer på www.clockworkpersonal.se


Om företaget
Myndighetens uppdrag är att främja tillgängligheten i samhället för att öka delaktigheten för personer med funktionsnedsättning. Målet är ett hållbart samhälle som är utformat utifrån medborgarnas olika förutsättningar och behov.

Tillsammans med engagerade kollegor jobbar du med att stödja offentliga och privata verksamheter i detta arbete. Du bidrar också till att arrangera evenemang för att kommunicera hinder och lösningar som gör det möjligt för fler människor att självständigt välja, fatta egna beslut och påverka sitt liv.

Dina arbetsuppgifter
Din roll som möteskoordinator kommer att vara ny på myndigheten. Det finns vissa upparbetade rutiner, men det finns också utrymme för utveckling på flera håll. Du kommer vara den som håller ihop möten, seminarier och konferenser rent administrativt, du kommer själv ansvara för vissa delar medan utredare och kommunikatörer för andra som innehåll och kommunikation. Du kommer vara ansvarig för att alla som behöver vara med är det och att alla delar görs i rätt tid.

Arbetsuppgifter som kommer förekomma:
• Planera, koordinera och administrera våra möten, konferenser och seminarier inkl samarbeta med tekniker och leverantörer
• Ta fram och hantera inbjudningslistor, inbjudningar, anmälningar och anmälningsformulär
• Boka lokaler/studio, tolkar och hålla i viss teknik
• Ansvara för att avropa tjänster i samarbete med upphandlingsfunktionen
• Ta fram utvärderingsunderlag, skicka ut och följa upp
• Ordna med fika och annan förtäring

Det kan även förekomma behov av stöd inom andra administrativa och praktiska arbetsuppgifter inom myndighetens uppdrag.


Din profil
Vi söker dig med ett stort intresse för service. Du är ordningsam och har förmågan att ha fler aktiviteter igång samtidigt. Du är självgående och driven och du tycker det är roligt med varierade arbetsuppgifter där inget är för litet eller för stort. Du har förmågan att skapa relationer och du tvekar inte att bidra där det behövs. Du har erfarenhet av att jobba med koordinering och administration av event, seminarier, konferenser, utbildningar eller liknande.

Vi ser även att du har:
- Godkänd Gymnasium utbildning
- Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
- Har ca 1 års erfarenhet av likande arbetsuppgifter
- Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift.

Meriterande är om du har erfarenhet av att jobba med olika digitala system så som idRelay och Webropol samt har arbetat inom offentlig sektor.

Uppdraget är med start senast 31 Jan till och med 31 dec 2023 med viss möjlighet till förlängning.



Ansökan
Arbetet som konsult hos Clockwork ger dig ett brett kontaktnät, goda karriärmöjligheter samt goda chanser att påverka såväl arbetssituation som personlig utveckling. Som anställd hos oss får du en attraktiv anställning med marknadsmässig lön, övertidsersättning, semester, friskvårdsbidrag, tjänstepension och försäkringar enligt kollektivavtal. För att passa in i rollen som konsult ser vi att glädje, engagemang och affärsmässighet speglar din personlighet.

Urval sker löpande så tveka inte att söka redan idag! Vi ser fram emot att läsa din ansökan! För mer information är du varmt välkommen att kontakta mindy.hadland@clwork.se.