Möteskoordinator till myndighet i centrala Sundbyberg

Är du ordningsam och har förmågan att skapa relationer och samtidigt ha flera aktiviteter igång samtidigt? Då kan detta vara något för dig!

Nu söker vi en möteskoordinator för ett längre konsultuppdrag till en myndighet i centrala Sundbyberg!

Arbetsbeskrivning
Rollen som möteskoordinator är ny på myndigheten. Möteskoordinatorn kommer vara den som håller ihop möten, seminarier och konferenser rent administrativt och själv ansvara för vissa delar. Du ska planera, koordinera och administrera möten, konferenser och seminarier, inklusive samarbeta med tekniker och leverantörer. Tjänsten är placerad under kommunikationsavdelningen där det arbetar fem kommunikatörer, men som möteskoordinatör ska du kunna samarbeta med alla medarbetare, ca 40 personer. Som möteskoordinator kommer du vara ansvarig för att alla som behöver vara med är det och att alla delar görs i rätt tid. Det finns vissa upparbetade rutiner, men det finns också utrymme för utveckling på flera håll.

Exempel på arbetsuppgifter kan vara: 

• Ta fram och hantera inbjudningslistor, inbjudningar, anmälningar och anmälningsformulär
• Boka lokaler/studio, tolkar och hålla i viss teknik
• Ansvara för att avropa tjänster i samarbete med upphandlingsfunktionen
• Ta fram utvärderingsunderlag, skicka ut och följa upp
• Ordna med fika och annan förtäring
• Det kan även förekomma behov av stöd inom andra administrativa och praktiska arbetsuppgifter inom myndighetens uppdrag.

Vem är du?
Personen vi söker är ordningsam och har förmågan att ha fler aktiviteter igång samtidigt. Personen är självgående och driven och tycker det är roligt med varierade arbetsuppgifter där inget är för litet eller för stort. Personen har förmågan att skapa relationer och tvekar inte att bidra där det behövs.

För att vara kvalificerad för uppdraget ska du uppfylla följande:

• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Goda kunskaper i MS Office
• Minst ett (1) års erfarenhet av liknande arbete: koordinering och administration av event, seminarier, konferenser, utbildningar eller liknande.
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift

Meriterande är om du har erfarenhet av att jobba med olika digitala system. Myndigheten använder idRelay och Webropol som anmälningsformulär och utskick av inbjudningar. Har du arbetat inom offentlig sektor är det också meriterande.
Du erbjuds
Du erbjuds ett konsultuppdrag på heltid 100%. Uppdraget förväntas starta så snart möjligt men senast 1 februari 2023 och löper i cirka ett år. Du blir anställd hos Jurek i en tidsbegränsad anställning med bra förmåner och en god kontakt med din konsultchef. Vid frågor gällande tjänsten är du varmt välkommen att kontakta kandidatansvarig Livija Bekkhus livija.bekkhus@jurek.se.
Om verksamheten
Jurek Rekrytering & Bemanning är ett starkt växande företag med fokus på flexibla och kundanpassande rekryterings- och bemanningslösningar. Genom vårt nytänkande och entreprenöriella arbetssätt är vi unika i Sverige idag. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, administration samt marknad och management.