Möteskoordinator till myndighet i centrala Sundbyberg

Nu söker vi en möteskoordinator för ett längre konsultuppdrag till en myndighet i centrala Sundbyberg. Har du erfarenhet av att planera, koordinera och administrera fysiska och digitala möten, konferenser och seminarier? Då kan detta vara något för dig!

 

Välkommen in med din ansökan!

Arbetsbeskrivning
Som möteskoordinator kommer du vara den som administrativt håller ihop möten, seminarier och konferenser. Du kommer självständigt ansvara för dessa delar och se till att allt görs i rätt tid. I rollen ingår det att samarbeta med många människor, såväl internt som externt. Det finns vissa upparbetade rutiner, men det finns också utrymme för utveckling på flera håll.

I arbetsuppgifterna ingår det att: 

• ta fram och hantera inbjudningslistor, inbjudningar, anmälningar och anmälningsformulär
• i samarbete med upphandlingsfunktionen avropa tjänster som t ex sändning och inspelning, lokaler/studio och tolkar i samband med möten, konferenser etc.
• hålla i viss teknik efter möten, konferenser etc.
• ta fram utvärderingsunderlag, skicka ut och följa upp
• ordna med fika och annan förtäring

Vem är du?
Personen vi söker är kommunikativ, ordningsam och har förmågan att ha fler aktiviteter igång samtidigt. Personen är självgående och driven och tycker det är roligt med varierade arbetsuppgifter där inget är för litet eller för stort. Personen har förmågan att skapa relationer och tvekar inte att bidra där det behövs.

För att vara kvalificerad för uppdraget ska du uppfylla följande:

• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet av administration 
• Minst ett (1) års erfarenhet som möteskoordinator med liknande arbetsuppgifter (planera, koordinera och administrera möten)
• Goda kunskaper i MS Office
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift

Det är meriterande är om du har erfarenhet av

• Minst två (2) års erfarenhet som möteskoordinator med liknande arbetsuppgifter (planera, koordinera och administrera möten) 
• Att stötta kollegor tekniskt vid sändningar i digitala mötesverktyg som t ex zoom och uppkoppling i fysiska möten
• Att ha jobbat i enkätverktyget Webropol

Du erbjuds
Du erbjuds ett konsultuppdrag på heltid 100%. Uppdraget förväntas starta så snart möjligt och löper till december 2023. Du blir anställd hos Jurek i en tidsbegränsad anställning med bra förmåner och en god kontakt med din konsultchef. Vid frågor gällande tjänsten är du varmt välkommen att kontakta kandidatansvarig Livija Bekkhus livija.bekkhus@jurek.se. 
Om verksamheten
Jurek Rekrytering & Bemanning är ett starkt växande företag med fokus på flexibla och kundanpassande rekryterings- och bemanningslösningar. Genom vårt nytänkande och entreprenöriella arbetssätt är vi unika i Sverige idag. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, administration samt marknad och management.