Mötesplanerare/Konferensansvarig

Äntligen kan vi öppna igen! Nu söker vi en Konferensansvarig/Mötesplanerare till Hufvudsta Gård. I rollen har du det operativa ansvaret för konferensverksamheten på Hufvudsta med mötesplanering, ansvar för genomförande, fakturering och uppföljning. Du ansvarar för våra 13 möteslokaler och våra möteskoncept och du älskar att få vara med våra gäster hela vägen med målet att ge dem framgångsrika konferensdagar och att skapa långsiktiga kundrelationer.

Du arbetar dagligen med värdskap, planering och merförsäljning. Du bokar aktiviteter, teknik och transporter. Du ansvarar för möblering och piff av lokaler och tar emot kunderna när de kommer. Du är ansvarig för konferensservice, fakturering och uppföljning av våra mötesarrangemang.

Du är en sann servicemänniska och givetvis också Hufvudstas ansikte utåt! Du är van att samarbeta över avdelningsgränserna och kommer att jobba tajt med vår Inhouse sales avdelning och restaurangen.

Några av dina arbetsuppgifter

- Planering av genomförandet av konferenser och events
- Kontakt med våra kunder/mötesbokare regelbundet via mail/telefon
- Daglig kontakt med återförsäljare samt leverantörer av aktiviteter
- Mottagande av våra företagsgrupper och värdskap samt service på plats
- Planering och möblering av lokaler
- Fakturering
- Uppföljningssamtal
- Dagligt arbete i vårt hotellbokningssystem Visbook samt vårt CRM-system Pipedrive
- Du kommer även att avlasta In house sales avdelningen med att ta emot förfrågningar och skriva offerter
- Visningar/kundbesök/kundvårdsaktiviteter


Vi söker dig som är glad och positiv och kan vara en tillgång för både gäster och kollegor. Som person tycker du att helheten såväl som detaljerna är viktiga. Du är en kreativ person och älskar att planera, fixa och skapa ordning och göra det där lilla extra för att hotellet och lokalerna ska vara i toppskick när gästerna kommer. Det är viktigt att du är resultatorienterad, affärsmässig, ordningsam, noggrann och flexibel och kan arbeta med mycket eget ansvar.

Vi vill att du har minst tre års erfarenhet av liknande arbete på konferensanläggning eller i hotellreception. Du har arbetat i minst ett hotellsystem och du är van vid att ta betalt i reception och att fakturera. Du ska ha lätt för att uttrycka dig på svenska och engelska i både tal och skrift då vi har mycket internationella gäster. Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Arbetspassen är förlagda till i huvudsak dagar men även kvällar och helger kan förekomma. Det är viktigt att du är ganska flexibel med dina arbetstider och kan planera dina dagar efter beläggning med eget ansvar.

Är du den vi söker? Hör av dig nu! Intervjuer kommer att ske löpande varför tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen med din ansökan!