Mötesplanerare/konferensansvarig

Hufvudsta Gård Boutique House är en fantastisk mötesplats för företag, där service, kvalitet, detaljerna och det lilla extra alltid varit ledstjärnor och en stor del av vår framgång. Hufvudsta Gård Boutiquehouse är även känt för sin höga gastronomiska profil och idag arbetar vi mot att bli en av Sveriges absolut bästa hållbara gastronomiska måltidsdestinationer under 2023.

Nu söker vi en Mötesplanerare/Receptionist

Som mötesplanerare ansvarar du för våra 13 möteslokaler och våra möteskoncept och du älskar att få vara med våra gäster hela vägen med målet att ge dem framgångsrika konferensdagar och att skapa långsiktiga kundrelationer.

Du arbetar dagligen med värdskap, planering och merförsäljning, att boka aktiviteter, teknik och transporter, möblering och piff av lokaler och gästkontakt, konferensservice, incheckning och utcheckning samt fakturering och uppföljning av våra mötesarrangemang.

Du är en sann servicemänniska och givetvis också verksamhetens ansikte utåt! Du är van att samarbeta över avdelningsgränserna och kommer att ha ett nära samarbete med Inhouse sales, restaurang och kök där du veckovis håller i planeringsmöten för att säkerställa driften.

Några av dina arbetsuppgifter

- Planering av genomförandet av konferenser och events

- Kontakt med våra kunder/mötesbokare regelbundet via mail/telefon

- Daglig kontakt med återförsäljare samt leverantörer av aktiviteter

- Planering och möblering av lokaler

- Mottagande av företagsgrupper och värdskap samt service på plats

- Fakturering

- Uppföljningssamtal efter konferensen

- Dagligt arbete i vårt hotellbokningssystem Visbook samt vårt CRM-system Pipedrive

- Du kommer även att avlasta Inhouse sales avdelningen med att ta emot förfrågningar och skriva offerter

- Du har visningar och kundbesök för nya kunder

- I rollen ligger också en del administrativa uppgifter som ansvar för telefonväxel, konftorsmaskiner och liknande.

Vi söker dig som är glad och positiv och kan vara en tillgång för både gäster och kollegor. Som person tycker du att helheten såväl som detaljerna är viktiga. Du är en kreativ person och älskar att planera, fixa och skapa ordning och göra det där lilla extra för att lokalerna ska vara i toppskick när gästerna kommer. Det är viktigt att du är resultatorienterad, affärsmässig, ordningsam, noggrann och flexibel och kan arbeta med mycket eget ansvar.

Vi vill att du har minst tre års erfarenhet av liknande arbete på konferensanläggning eller i hotellreception. Du har arbetat i minst ett hotellsystem och du är van vid att ta betalt i reception och att fakturera. Du ska ha lätt för att uttrycka dig på svenska och engelska i både tal och skrift då vi har mycket internationella gäster. Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Arbetspassen är förlagda till mestadels dagar men även kvällar och helger då och då. Det är viktigt att du är ganska flexibel med dina arbetstider och kan planera dina dagar efter beläggning med eget ansvar. Vi har självklart kollektivavtal.

Känner du att vi är ditt nästa steg i yrkeslivet så lovar vi dig en ny livsstil: en miljö som är få förunnade att få arbeta i, mitt i fantastisk natur med grymma kollegor! Du kommer både utmanas, utvecklas och vara framgångsrik - Skicka din ansökan till med CV och personligt brev så snart som möjligt. Intervjuer kommer att ske löpande.

Varmt välkommen med din ansökan!