Mottagandekoordinator teknisk dokumentation

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Trafikkontoret ansvarar för att Stockholm ska ha trygga och attraktiva offentliga platser, effektiva transportlösningar och god framkomlighet. Vi planerar, bygger och underhåller gator och torg, så att stockholmarna både vill vistas och kan ta sig fram i den allt tätare staden. För att klara vårt uppdrag är vi 400 kompetenta medarbetare, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en vacker, ren, levande och trygg stad, både idag och i framtiden.



Nu söker vi en mottagandekoordinator med fokus på teknisk dokumentation som vill vara med och utveckla och effektivisera informationsflödet i trafikkontorets och exploateringskontorets bygg- och anläggningsprojekt.

Dina arbetsuppgifter som mottagandekoordinator

På trafikkontoret pågår just nu ett digitaliseringsarbete och i samband med detta skapar vi en ny funktion för mottagning/leverans och förvaltning av teknisk dokumentation och projektdokumentation. Vi söker nu ytterligare en mottagandekoordinator som tidigt får vara med på resan och som får möjlighet att påverka utformningen av den nya rollen i det framtida effektiviseringsarbetet gällande teknisk dokumentation. Det finns ett stort utvecklingsbehov att möta en bransch som går ifrån klassiska ritningar till digitala modeller som kontinuerligt utvecklas.

Den nya funktionen har som uppgift att vara en länk mellan exploateringskontorets och trafikkontorets pågående projekt, förvaltande enheter och de båda kontorens gemensamma tekniska arkiv. I din roll som mottagandekoordinator tar du emot och kvalitetssäkrar leveranser av teknisk dokumentation och projektdokumentation samt tillgängliggör handlingar för leverantörer och levererar handlingar från redan avslutade projekt. Detta görs via vårt nya Sharepointbaserade dokumenthanteringssystem och projektarkiv Armaria, som just nu är under utveckling. Den tekniska dokumentationen utgörs i hög utsträckning av olika sorters 3D-modeller, ritningsdefinitioner, inmätningar och ritningar. I arbetet som mottagandekoordinator ingår bland annat behörighetshantering, metadatasättning, uppföljning av pågående projekt samt utveckling och förvaltning av Armaria. Ett viktigt fokusområde är att uppnå hög kvalitet på informationsutbytet mellan beställare och leverantörer, vilket bland omfattar kontrakts- och kravuppföljning. Du arbetar nära kollegor, leverantörer och externa samarbetspartners och utvecklar en affärsmässig, proaktiv och verksamhetsnära funktion.

Din kompetens och erfarenhet:

Vi söker dig som har:

• Utbildning på civil- eller högskoleingenjörsnivå med en relevant inriktning, troligtvis inom samhällsbyggnadsrelaterat område och/eller datahantering eller har motsvarande kompetens/erfarenhet som vi bedömer likvärdig
• Goda kunskaper om vanliga applikationer för CAD/BIM t.ex. AutoCAD, Revit, Microstation, Naviswork, Trimble (Novapoint och Tekla) och databaser för dokumenthantering
• Erfarenhet av administration och konfiguration avseende SharePoint eller liknande system
• Erfarenhet av branschgemensam informationsklassificering och strukturering
• Erfarenhet av informationshantering, digital dokumenthantering och digitala modeller i bygg- och anläggningsprojekt
• Flerårig och aktuell erfarenhet av att arbeta inom samhällsbyggnadsprojekt
• Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• Tidigare arbetserfarenhet som mottagandekoordinator, datasamordnare/informationssamordnare, projektledare eller liknande inom bygg och anläggningsprojekt
• Erfarenhet och kunskap i konsult- och entreprenadjuridik
• Arbetat med förändrings- och utvecklingsarbete.
• Arbetat med förvaltning av anläggningar och/eller konstruktioner.
• Arbetat i komplexa bygg och anläggningsprojekt.
• Goda kunskaper i engelska

Personliga kompetenser:

Som person är du driven, initiativtagande och van att styra din egen tid och är dessutom utåtriktad med en god social förmåga. Vi lägger stor vikt vid att du är noggrann, strukturerad och systematisk med förståelse för såväl detaljer som helhet och har en god kunskap om hela projektprocessen. Du ser på sakers långsiktiga betydelse och anpassar dina handlingar till detta, samtidigt som du lätt kan ändra ditt synsätt och förhållningssätt vid ändrade omständigheter. Du är en lagspelare som uppskattar samarbete och kan på ett pedagogiskt och tydligt sätt kommunicera med andra människor, både enskilt och i grupp. Som vår nya kollega ser vi gärna att du är nyfiken, kan utmana och tänka nytt.

Varmt välkommen med din ansökan!


Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Om den administrativa avdelningen

Administrativa avdelningens uppgift är att vara en strategisk, samordnande och stödjande resurs för kärnverksamheten. Avdelningen består av närmare 70 medarbetare som är fördelade på följande enheter:

• Servicecenter
• IT
• HR
• Dokumentation

Som mottagandekoordinator tillhör du dokumentationsenheten, som består av registratur och arkiv för såväl trafikkontoret som Stockholms stads exploateringskontor. Dataskyddsombudet tillhör dokumentationsenheten, där också en mottagningsfunktion är under uppbyggnad som kommer att ta emot digital teknisk dokumentation samt projektdokumentation från de båda kontorens bygg- och anläggningsprojekt. Sammanlagt arbetar 15 personer inklusive enhetschef på dokumentationsenheten.

Övrigt

I samband med rekryteringen kan vi komma att använda oss av arbetspsykologiska urvalstester.

Tjänsten innebär att man blir säkerhetsprövad i samband med anställningen.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.