Nämnd- och rådssekreterare till Trafikkontorets nämndsekretariat, vikariat

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm



Trafikkontoret i Stockholms stad arbetar för att vår huvudstad ska vara ren, vacker och trygg att bo och vistas i.

Vi utvecklar trafik- och stadsmiljön för att skapa god säkerhet och framkomlighet. Vi är ca 370 anställda och finns huvudsakligen i Tekniska Nämndhusets lokaler på Kungsholmen i Stockholm.

Arbetsplatsbeskrivning

Trafikkontorets nämndsekretariat administrerar fem tekniska nämnder i Stockholms stad; exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och trafiknämnden samt nämndernas råd för funktionshinderfrågor. Vi skriver även protokollen för servicenämnden och vi har ibland vikarierat vid andra nämnder. På trafikkontorets nämndsekretariat arbetar fem nämnd-/rådssekreterare och en administratör.

Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en vass administratör till ett vikariat till tjänsten som Nämnd- och rådssekreterare. Du kommer att vara huvudansvarig för stadsbyggnadsnämnden och för fastighetsnämndens och miljö- och hälsoskyddsnämndens gemensamma råd för funktionshinderfrågor. Du kommer även att vara övergripande involverad i all administration då vi arbetar för att alla ska kunna gå in för varandra i allt arbete vi utför på nämndsekretariatet.

En viktig del av ditt arbete består i att ge service till såväl kollegor som till politiker, allmänhet och media och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon, e-post och från kollegor som kommer förbi.

En dag på jobbet kan se lite olika ut beroende på var i nämndprocessen din nämnd eller ditt råd befinner sig just nu. Det är det som styr din huvuduppgift för dagen. Många dagar arbetar du mot någon form av deadline, till exempel för att ta fram föredragningslistor eller skicka ut möteshandlingar. Allt sker enligt tidplaner så det är viktigt för dig att ha en mycket god administrativ och koordinerande förmåga.

Om du ska ha nämndsammanträde på eftermiddagen så har du fullt upp med att anmäla politikerna till stadshusreceptionen, kolla justeringsdatum med ordföranden och vice ordföranden, ta emot politiska texter och förbereda protokollet. Under sammanträdet för du anteckningar och stöttar nämndordföranden i formaliafrågor. Efter sammanträdet går du tillbaka till ditt kontor för att skriva ett sammandrag av de beslut som fattats under mötet.

Kvalifikationer

Tjänsten kräver högskoleutbildning inom t ex statskunskap eller förvaltningskunskap eller motsvarande arbetslivserfarenhet som gör att du har god kommunalrättslig kännedom. Då en stor del av arbetet innebär att du har många kontakter och att du arbetar med dokumentation krävs det att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska. En god IT-vana är en viktig förutsättning och har du dessutom vana av och att arbeta i webbaserat ärendehanteringssystem ser vi det som en merit. Vidare är det en fördel om du har erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess.

För att lyckas i rollen behöver du ha förmåga att samarbeta och att arbeta självständigt på ett organiserat och strukturerat sätt. Du gillar sannolikt att vara ”en spindel i nätet” och att ge god service.

Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi ser fram emot att välkomna en ny medarbetare till vår enhet, välkommen att söka till oss!

 

Övrigt

Tillträde under mars månad. Vikariatet beräknas pågå fram till och med september 2017.

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.