Nämndsekreterare

Habo kommun tillhör Region Jönköpings län och har en stark koppling till Jönköping som ligger 2 mil söder om Habo. Regionen är expansiv och kommunen befinner sig i ett intensivt utvecklingsskede. Nu söker bygglovsenheten en nämndsekreterare.

Bygglovsenheten är en liten enhet bestående av fyra bygglovshandläggare, en administratör/ handläggare, en nämndsekreterare och en chef som arbetar nära varandra och mot gemensamma mål. Förmåga att samarbeta, ge tillit och ta eget ansvar värderas högt. Vi kommer därför att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare har du en viktig roll för byggnadsnämndens arbete och uppdrag. Ansvaret som nämndsekreterare innefattar bland annat dokumenthantering, registrering, upprättande av kallelser, protokollskrivning och expediering av beslut. Hanteringen är till stor del digitaliserad och vi arbetar i ärendehanteringssystemet VISION.

Du har kontinuerlig kontakt med byggnadsnämndens politiker och du är ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete. För att lyckas i rollen behöver du ha god kunskap om formaliakraven kring själva sammanträdena eftersom du förväntas hantera många frågeställningar och kunna lösa dem direkt i mötessituationen.

Du arbetar med att ta fram och uppdatera nämndens styrande dokument så som internkontrollplan, reglemente, informationshanteringsplan och nämndens arbete med GDPR.
En viktig del av ditt arbete består i att ge service till såväl kollegor som politiker, allmänhet och media och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon och e-post.

I arbetsuppgifterna ingår även att ta hand om byggnadsnämndens information på kommunens webbsida, skapa e-tjänster och att sätta adresser och ajourhållning i verksamhetssystemet LINA.
Du är med och identifierar utvecklingsområden och utvecklar processer och rutiner inom ansvarsområdet.

I tjänsten ingår också att till vissa delar stötta plan- och exploateringsenheten med planadministration.


KVALIFIKATIONER
Då arbetet innebär mycket kontakter är det viktigt att du har förmåga att skapa förtroendefulla relationer. Som person är du serviceinriktad, ansvarstagande och har en mycket god samarbetsförmåga. Eftersom arbetet innehåller många delar behöver du ha förmåga att prioritera mellan arbetsuppgifter och driva processer framåt. För dig är det viktigt att ha ordning och reda och du trivs i en administrativ roll där du får ta ansvar samt själv strukturera och prioritera bland uppgifterna.

Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och arbetstoppar och står tryggt och stabilt även när det sker plötsliga förändringar. Du har mycket goda kunskaper i svenska språket och kan uttrycka dig tydligt och pedagogiskt i komplexa frågor i såväl tal som skrift. Du har en hög digital mognad och har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanterings-och verksamhetssystem

Du har högskoleutbildning inom t.ex. offentlig förvaltning, statsvetenskap eller annan utbildning alternativt förvärvad erfarenhet på området som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt. Kunskap om verksamhetsområdet och dess lagstiftning samt erfarenhet från liknande arbete i en politiskt styrd organisation och kunskap om kommunal- samt förvaltningslag är meriterande.






ÖVRIGT
Habo kommun eftersträvar mångfald bland personalen avseende ålder, kön och kulturell bakgrund. Vår värdegrund utgår från begreppen Engagemang, Närhet och Ansvar.
I Habo kommun tillämpar vi rökfri arbetstid.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos Habo kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat.

Om du av någon anledning inte kan registrera din ansökan i vårt e-rekryteringssystem kan du skicka din ansökan till: Habo kommun, Personal- och löneenheten, Box 212, 566 24 Habo. Ange referensnummer på din ansökan.
Ansökningshandlingar returneras ej.

Inför rekryteringsarbetet har Habo kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.