Nämndsekreterare

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Vill du vara med och bygga en ledande utbildningsaktör? Välkommen till utbildningsförvaltningen i Mölndals stad. Vi ansvarar för gymnasium, gymnasiesärskola, vuxenutbildning, studie- och yrkesvägledning och det kommunala aktivitetsansvaret. I utbildningsförvaltningens verksamheter studerar fler än 4500 elever vilket gör Mölndals stad till en av regionens största utbildningsaktörer. Tjänsten som nämndsekreterare är placerad på förvaltningskontoret.

Nu söker vi dig som tycker att administration är roligt och som förstår verksamhetsnyttan av professionell hantering av uppgifter.
Förvaltningskontoret ansvarar för att verkställa uppdrag från nämnd samt att hantera administrativa processer som elevadministration, uppföljning av statsbidrag och ekonomi, beredning och ärendehantering samt rapportering till utbildningsnämnden. Förvaltningskontoret är även involverat i inköp och upphandling, frågor om dataskydd, samordning för arkivering, IT-frågor, projektfinansiering, svarsinsats för remisser och lokalfrågor.

Förvaltningskontoret har även ett tydligt uppdrag att förstärka det administrativa stödet till förvaltningens enheter
Vi erbjuder ett spännande uppdrag med stor möjlighet till personlig utveckling. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats med möjlighet att varva distansarbete och arbete på vårt kontor, förmånligt friskvårdsbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling och kompetensutveckling.




ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten innehåller två delar, nämndsekreterare samt administration på en övergripande nivå.
Som nämndsekreterare kommer du att arbeta nära de förtroendevalda i nämnden, främst ordförande och arbetsutskottet. Du ansvarar även för övergripande administration av förvaltningens elevregister och skolkort till gymnasieelever samt fakturahantering och inköp.
I arbetsuppgifterna som nämndsekreterare ingår att:

• Förbereda, kvalitetsgranska, bereda underlag och frågor och juridiska spörsmål för beslut i utskott och nämnd.
• Vara sekreterare samt stödja förvaltning och nämnd med formalia före, vid och efter sammanträden.
• Ansvara för arkivering och diarieföring av utbildningsnämndens handlingar
• Uppdatera och registrera gymnasieelever i förvaltningens elevregistreringssystem
• Hantera ersättning till fristående och kommunala gymnasieskolor och se till att rätt ersättning betalas ut
• Samordna rutiner och processer i utbildningsnämndens och förvaltningens fortlöpande arbete för att säkerställa god kvalitet
• Samordna förvaltningens arbete med dataskyddsförordningen och stödja verksamheten i framtagning av mallar, rutiner och information.
• Handlägga beställning och uppföljning av skolkort till gymnasieelever
• Hantera övriga löpande arbetsuppgifter kring fakturor och inköp till förvaltningskontoret
• Vara utbildningsförvaltningens representant i de nätverk och forum inom staden och regionen där frågor om nämndarbete, dataskydd, inköp och rollens övriga delar behandlas.

Minst ett sammanträde per månad är under kvällstid.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning med kunskap om de lagar och regler samt övriga förutsättningar, som styr offentlig förvaltning.
Arbetet kräver att du är strukturerad och kvalitetsmedveten. Du använder tiden effektivt och arbetar systematiskt, organiserat och metodiskt. Du har stor erfarenhet av att arbeta i digitala verktyg/system och ser möjligheterna att använda dem.

Nämndsekreteraren är en viktig länk mellan den politiska styrningen och verksamheten och har därmed en nyckelroll i arbetet att samordna och skapa struktur kring förvaltningens processer. Du har god samarbetsförmåga och är flexibel i ditt arbetssätt. Du är driven och tar initiativ och ansvar för att arbetet går framåt. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift.

Erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation och kunskap om dataskyddsförordningen är meriterande. Har du erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem är det meriterande.

Som person vill vi att du är positiv och engagerad med intresse för utbildning. Du är strukturerad och kvalitetsmedveten. Du är mån om att ditt arbete blir korrekt och grundligt utfört samtidigt som du inte lämnar någonting åt slumpen. Har du erfarenhet av att arbeta med administration inom utbildningsverksamhet är det meriterande. Vi ser gärna att du kan hantera kvalificerad administration men att du även ser behovet av att genomföra mindre krävande uppgifter på ett kvalificerat sätt.

Vi ser att du har förmåga att arbeta tillsammans med andra för att utföra uppgifter och nå mål. Du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten.

ÖVRIGT
Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Behöver du hjälp med att söka tjänsten? Kontakta kundservice på 0771-693 693.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.