Nämndsekreterare

Arbetsplatsen
Kommunledningsförvaltningen innefattar flera olika centrala enheter som utgör ett stöd för övrig verksamhet inom kommunens organisation så som kanslienhet, ekonomienhet, HR-enhet, kommunikationsenhet samt arbetsmarknadsenhet.

Kanslienheten har kommunhuset som sin huvudsakliga arbetsplats och har till uppgift att arbeta för ett förvaltningsövergripande arbetssätt inom nämndadministration, dokumenthantering, arkiv och mottagande av besökare. Kanslienheten har 7 medarbetare och en kanslichef. Vi har nu behov av en vikarierande nämndsekreterare till följd av föräldraledighet på enheten.

Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare har du en central roll i det politiska arbetet i kommunen. Du kommer främst samverka med kultur- och fritidsnämnden, men även andra instanser så som folkhälsorådet och kommunala pensionärsrådet. Nämndsekreterarens uppgift är främst att sammanställa kallelser och beslutsunderlag inför nämndsmöten, deltaga på mötet, föra protokoll och vara ett stöd till ordföranden. I rollen som nämndsekreterare ligger även att sköta posthantering, diarieföring, arkivering, gallring och andra förekommande administrativa uppgifter på förvaltningen inom till exempel bidragsansökningar, dokumenthantering mm.

Andra uppgifter som ingår är att hantera inkommande fakturor och vid vissa tillfällen deltaga på kultur- och fritidsförvaltningens interna möten och aktiviteter.

I arbetsuppgifterna ligger även att vara ett stöd till systemansvarig för kommunens ärendehanteringssystem (Ciceron). Det innebär till exempel att utbilda nya eller vidareutbilda befintliga användare.

Eftersom kanslienheten arbetar förvaltningsövergripande kan du komma att behöva täcka upp för frånvarande kollegor vid till exempel semester och sjukdom.

Kvalifikationer
För att trivas med jobbet är det viktigt att du är serviceinriktad och ordningsam, har lätt för att ta ansvar och egna initiativ samt har mycket god kommunikativ förmåga. Du trivs med att arbeta i en miljö som ställer höga krav på ansvarstagande, flexibilitet och samarbete och där du har kontakter med flera förvaltningar i kommunen.

Vi ser gärna att du har erfarenhet inom administration, personal och ekonomi eller motsvarande. Meriterande är erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation. Vi ser gärna att du har ett intresse inom och kunskap om kommunal verksamhet. Erfarenhet av dokumenthantering är meriterande och att du har vana att arbeta digitalt.

Högskoleutbildning är meriterande, men inte ett krav. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Övrigt
Karlsborgs kommun använder sig av rekryteringsverktyget Varbi för att hantera ansökningar, vilket också är ett led i att kvalitetssäkra vår rekryteringsprocess. Du söker jobbet genom länken i annonsen.

Du som funderar på att söka tjänsten är varmt välkommen att höra av dig till oss, men vi undanber oss kontakt från försäljnings- och rekryteringsbolag.

Karlsborgs kommun som arbetsgivare

Karlsborgs kommun med sina ca 7 000 invånare hälsar dig välkommen till en fantastisk boendemiljö och rika rekreationsmöjligheter! Karlsborg är den lilla kommunen med det storslagna läget vid Vätterns strand. Det fantastiska landskapet, närheten till Tivedens skogar tillsammans med sjöarna och vattendragen ger Karlsborg dess alldeles unika prägel. 
Hos arbetsgivaren Karlsborgs kommun är det viktigt att varje medarbetare kan känna stolthet över sin insats och sin verksamhet. Det tror vi bland annat skapas genom att ge alla möjlighet att utvecklas, lära nytt och medverka i förbättrings- och utvecklingsarbetet. 
Det finns bra pendlingsmöjligheter till och från bl a Skövde, för dig som inte är redo att flytta hit än. Kommunen har ungefär 500 anställda. Kika gärna in och ta del av vår vardag på vårt https://www.instagram.com/karlsborgs_kommun/