Nämndsekreterare

Ref: 20221363

Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare på serviceförvaltningen ansvarar du för ärendehantering och sekreterarskap för nämnden och arbetsutskottet. Du är även ett stöd för förvaltningens chefer i ärendeprocessen. Du kommer att ha ett övergripande ansvar för hela ärendeprocessen då du är huvudansvarig för nämndadministrationen vilket bland annat innebär att du registrerar, samordnar och kvalitetssäkrar beslutsunderlag till nämnden. I rollen ingår det även att vara ett stöd för våra politiker, chefer och tjänstemän i det administrativa nämndarbetet. Du är även förvaltningens huvudregistrator och samordnar och leder förvaltningens nätverk för registratorer och superanvändare i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina samt stöttar förvaltningens handläggare. I rollen ingår dessutom att hålla utbildningar i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina, offentlighet- och sekretess, samt ärendeprocessen. Utöver detta finns det möjlighet att vara delaktig och bidra i avdelningens förbättrings- och utvecklingsarbete för förvaltningen.

Kvalifikationer
Du som söker har högskoleutbildning inom statsvetenskap, juridik eller samhällsvetenskap. Efter din examen har du arbetat minst 1 år med liknande arbetsuppgifter och har erfarenhet av ärendeprocesser i offentlig verksamhet. Utöver detta har du mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska i både tal och skrift samt goda kunskaper i Office 365. Det är också meriterande om du har erfarenhet av IT-stödet Platina.

Som person visar du intresse för dina kollegor och skapar laganda. Du har förmågan att lyssna in andra och är smidig i din kommunikation. Eftersom du är sekreterare i olika forum, främst nämnden, är det en förutsättning att du skriver klart, tydligt och korrekt och kan anpassa dina texter efter målgruppen. För dig är det en självklarhet att följa de lagstadgade krav och de rutiner som finns samtidigt som du bidrar om det är något som behöver utvecklas eller förändras. Du är även duktig på att planera och organisera och arbetar för att hitta sätt att förenkla eller effektivisera ditt arbete utan att tumma på kvaliteten.

Om arbetsplatsen
Kansli- och utvecklingsavdelningens uppdrag är att stödja nämnd, förvaltningsledning och verksamheten. Detta gör vi genom att samordna, leda, styra, omvärldsbevaka och följa upp förvaltningens administrativa arbete samt genom kompetensutveckling. Avdelningen arbetar med kvalitet- och utvecklingsfrågor och har i uppdrag att skapa struktur för styrning och ledning och ge verksamheten stöd i gemensamma processer och frågor. Avdelningen bereder även beslutsunderlag och kvalitetssäkrar förvaltningens ärendeprocess och har förvaltningsövergripande samordningsansvar inom olika områden.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb.

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast möjligt eller enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.