Nämndsekreterare

Lokalförvaltningen skapar miljöer där livet får ta plats genom att bygga, anpassa och förvalta lokaler och boenden för Göteborgs Stads verksamheter. Vi är en av Sveriges största förvaltare av offentliga lokaler. Varje dag är 150 000 göteborgare verksamma i skolor, förskolor, kontor och äldreboenden som vi sköter om.

ARBETSUPPGIFTER
Göteborg växer och förändras snabbt. Få städer har den utvecklingspotential som finns här. Planeringen av det framtida Göteborg är ett lagarbete med många inblandade och lokalförvaltningen har en central roll i denna utmaning. Vi spelar en aktiv roll i omställningen till ett mer hållbart samhälle vilket märks i flera av våra spännande och utmanande projekt. Lokalförvaltningens utvecklingsavdelning är en stabsfunktion och fungerar i huvudsak som ett strategiskt framåtriktat stöd till förvaltningsledningen och mot våra verksamhetsavdelningar.

Avdelningen består av en avdelningschef med medarbetare inom nämnd- och förvaltningsadministration (arkivarie, registratorer, samt verksamhetscontrollers). Medarbetarna på avdelningen har specialistkompetenserna inom respektive område och bidrar och verkar för att uppfylla förvaltningens mål. Inom avdelning finns även 3 enheter, verksamhetsutveckling, IT och upphandling. Vid dessa enheter arbetar enhetschefer och medarbetare med uppdrag inom respektive område. Vi på Lokalförvaltningen står mitt i en spännande och utmanande övergång till processbaserad informationsredovisning. Det paradigmskifte som digitaliseringen innebär gör att vi måste hålla oss up-to-date och vara förändringsbenägna för att möta dagens och morgondagens utmaningar.

Dina arbetsuppgifter:
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som nämndsekreterare kommer att vara att samordna och administrera ärenden till och från nämnd/presidium i nära samarbete med förvaltningsdirektören och övriga i förvaltningens ledningsgrupp. Du är sekreterare vid bland annat presidiemöten, nämndsammanträden samt vid samverkansmöten och ger god service till våra politiker i frågor som bl.a. rör mötenas struktur och lagefterlevnad.

Du förväntas driva utvecklingen av förvaltningens process för ärendehantering och också vara aktiv i utvecklingen av stadens system för ärendehantering. Likaså bidrar du till att kvalitetssäkra och utveckla förvaltningens beslutsprocesser utifrån nämndens delegationsordning. Du ansvarar för det IT-system i vilket nämndhandlingarna publiceras och för att nämndadministrationen kontinuerligt utvecklas. I rollen ingår också att vara ett administrativt stöd till direktör och förvaltningsledning och att på eget initiativ utveckla och förbättra förvaltningsadministrationen till stöd för nämnd och direktör. Du deltar aktivt i avdelningens utvecklingsarbete.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning, helst med inriktning mot offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har dessutom några års erfarenhet av liknade arbete i offentlig verksamhet och är van att hantera frågor som berör en myndighets offentlighet och sekretess.

Det är betydelsefullt att du kan arbeta självständigt men också att du har en god samarbetsförmåga. Din roll kräver erfarenhet av att ha arbetat både konsultativt och kundorienterat. Du har god kommunikativ förmåga och uttrycker dig mycket väl i både tal och skrift. Som person är du strukturerad, serviceinriktad, utvecklingsorienterad, prestigelös och noggrann. Uppdraget ställer krav på att du kan ha många arbetsuppgifter i gång samtidigt, ibland under tidspress. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.


ÖVRIGT
Vi erbjuder en arbetsplats i utveckling och med framåtanda. Våra medarbetare har breda och varierade kompetenser. Vi arbetar i trevliga lokaler och erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och cykelförmåner. Vi på Lokalförvaltningen arbetar för ett hållbart arbetsliv. Med detta menar vi att du skall kunna kombinera ett spännande och givande yrkesliv med ett hållbart och rikt liv utanför arbetet.

Vi strävar efter att ha en jämn fördelning mellan kvinnor och män och en spridning när det gäller ålder på enheten. Vi vill att våra arbetsplatser ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Vi undanber oss vänligt men bestämt erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.