Nämndsekreterare

Vill du vara med och forma framtidens Ljungby?

Som nämndsekreterare kommer du att arbeta för att säkerställa att tekniska nämndens demokratiska uppdrag hanteras effektivt och korrekt. Du kommer att vara spindeln i nätet som ser till att ledamöterna får rätt information i rätt tid på ett tydligt och förutsägbart sätt och att de därmed kan fatta kloka politiska beslut för Ljungby kommuns invånares bästa. För att trivas hos oss tror vi att du är en självgående, strukturerad och serviceinriktad person som gillar att kavla upp ärmarna när det behövs. Du har en vilja att lära och att utveckla verksamheten.

Som nämndsekreterare ingår du i en grupp på sju personer som arbetar med olika typer av verksamhetsstöd till hela tekniska förvaltningen som har cirka femhundra medarbetare.

Hos oss är balans i livet viktigt. Vi vill att våra medarbetare ska kunna kombinera arbete med familj och fritid, därför tillämpar vi flextid i denna tjänst. Som medarbetare har du gratis medlemskap i personalklubben, vilket ger möjlighet till gratis träning och bad vid närliggande träningsanläggning och äventyrsbad, samt möjlighet att delta i andra aktiviteter.


ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare i tekniska förvaltningen har du stor betydelse för den politiska processen inom tekniska förvaltningen där du kommer att ansvara för administrationen i nämndsarbetet och se till att handlingar hanteras, administreras och lämnas ut på ett korrekt och rättssäkert sätt. Du har en samordnande roll i arbetet med tekniska nämnden och dess utskott. Du är sekreterare vid nämndens sammanträden och upprättar kallelser, dagordningar och protokoll. Arbetsuppgifterna omfattar även ärendeberedning, kontroll av ärendeflöden, planering och arkivarbete. Ibland skriver du minnesanteckningar från olika arbetsgrupper, det kan också finnas möjlighet att utarbeta beslutsunderlag av olika slag om den som tillsätts har förmåga att utföra den typen av arbetsuppgifter.

Arbetet sker i nära samarbete med andra tjänstepersoner vars ärenden behöver ett politiskt beslut. Du är ensam i din roll, men arbetar tillsammans med dina kollegor på en avdelning där ni tillsammans levererar administrativt stöd inom ett flertal områden. Du kommer att upprätthålla och utveckla administrativa rutiner inom nämndadministration och dokumenthantering samt kommunicera dessa till medarbetarna på förvaltningen.

Som nämndsekreterare är du även registrator, vilket innebär att du sköter nämndens postöppning (pappers- och e-post) och diarieför merparten av förvaltningens handlingar i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron. Du expedierar och arkiverar handlingar och beslut och arbetar för en digitaliserad ärendekedja.


KVALIFIKATIONER
Du har eftergymnasial utbildning inom exempelvis samhällsvetenskap eller offentlig förvaltning, alternativt arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande om du har dokumenterad kunskap om lagar som styr offentlig förvaltning, som kommunallagen och förvaltningslagen samt kunskap om kommunsektorn och har arbetat nära politiska beslutsfattare på kommunnivå. Även vana vid att arbeta i ärendehanteringssystemet Ciceron samt arkivkunskap är meriterande.

Du som söker har också ett stort intresse för den offentliga processen samt motivation och förståelse för demokratiska spelregler, du ser din roll i processen och vinnlägger dig om att arbeta strukturerat och systematiskt för att förenkla för din omgivning. Vi ser att du har en fallenhet för att skriva och uttrycka dig i det svenska språket och att du tycker om att formulera dig på ett sätt som fångar sammanhanget och gör det förståeligt för läsaren. Du har kunskap och intresse för att använda modern teknik i det dagliga arbetet. För dig är det viktigt att ha ordning och reda och du trivs i en administrativ roll där du får ta ansvar för din uppgift samt själv strukturera, prioritera och driva dina processer vidare. Vi tror att du som söker med fördel har erfarenhet av administrativt och/eller serviceinriktat arbete.

Som person har du en god samarbetsförmåga samt är lugn och stabil. Du har förmågan att kunna fokusera på rätt saker och kommunicerar på ett tydligt sätt. Du gillar att ta ansvar och leverera god och tydlig service. Du är strukturerad och har förståelse och respekt för vikten av att följa rutiner och regelverk, du har förmåga att utarbeta nya rutiner vid behov och du tar ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är noggrann, men har också förmåga och vilja att anpassa dig till ändrade omständigheter. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Självklart bidrar du till vår goda arbetsmiljö!


ÖVRIGT
Du söker tjänsten via Offentliga Jobb.

Betyg och intyg behöver inte bifogas ansökan utan tas med vid en eventuell intervju.

Hos oss är balans i livet viktigt! Vi vill att våra medarbetare ska kunna kombinera arbete med familj och fritid, därför tillämpar vi flextid i de verksamheter där det tillåter. Vi har möjlighet till semesterväxling, subventionerat årskort med Länstrafiken, friskvårdsbidrag och mycket annat. Som medarbetare har du gratis medlemskap i personalklubben, vilket ger möjlighet till gratis träning och bad vid närliggande träningsanläggning och äventyrsbad, samt möjlighet att delta i andra aktiviteter.

Ljungby kommun erbjuder In- och medflyttarservice. Det vill säga ett antal tjänster som ska göra det lättare att byta livsmiljö och flytta till vår kommun.
Maila inflyttarservice@ljungby.se om du vill veta mer om vad vi kan hjälpa dig med i samband med en flytt till Ljungby kommun.

I Ljungby kommun tillämpar vi rökfri arbetstid.

Kommunen tar ansvar för hela rekryteringen
och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonssäljare.