Nämndsekreterare

Är du en nämndsekreterare som brinner för service och professionalitet? Trivs du med att arbeta nära engagerade medborgare och involverade politiker? Välkommen att söka rollen som nämndsekreterare hos oss!
Just nu söker vi en engagerad och kompetent nämndsekreterare till nämndadministrativa enheten. Enheten består av fem medarbetare, där samtliga är nämndsekreterare, som tillsammans med enhetschef arbetar med det löpande arbetet och utvecklingen av kommunens nämndprocess.

Enheten är en del av avdelningen Kansli och överförmyndare på kommunstyrelseförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för kommunens samlade utveckling, nämndadministration, ekonomiska ställning, samhällsbyggnad, övergripande kommunikationsarbete, personalstrategi med mera.

Vi erbjuder dig
• Friskvårdsbidrag
• Förmån Järfälla som är ett brett utbud av förmåner, som till exempel biobiljetter och gym-medlemskap, till rabatterade priser
• Vinter- och sommararbetstid
• Möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• Möjlighet till semesterväxling vilket innebär fem eller sex extra semesterdagar.


ARBETSUPPGIFTER
Din roll som nämndsekreterare innebär att du är ett viktigt stöd för nämnden och dess ordförande. Du kommer att vara sekreterare för två nämnder. I rollen som nämndsekreterare kommer du bland annat att:
• Ansvara för att nämndadministrationen och sammanträden genomförs på ett smidigt, korrekt och rättssäkert sätt
• Stötta handläggare och chefer i nämndprocessen
• Skicka kallelser inför sammanträden
• Skriva protokoll under sammanträden
• Publicera nämndhandlingar på webben
• Administrera arvode till politiker

Nämndsekreteraren är också ett viktigt stöd för nämndens ledamöter och ersättare. Du utgör också ett stöd till förvaltningsledningen, hjälper handläggare samt är behjälplig med information som rör nämndens ansvarsområden.
Då du som nämndsekreterare är en central person för kommunikationen inom nämnden och med övriga delar av förvaltningen är god kommunikationsförmåga och samarbetsförmåga viktiga aspekter av rollen. Det är viktigt att vara lyhörd för nämndens behov och säkerställa smidiga informationsflöden som bidrar till en effektiv verksamhet och god beslutsprocess.

Sammanfattningsvis innefattar arbetsuppgifterna för en nämndsekreterare mötesadministration, dokumenthantering, kommunikation och rapportering för att understödja nämndens funktion och bidra till en transparent och effektiv kommunal förvaltning. Kvällsarbete i samband med nämndsammanträde ingår.


KVALIFIKATIONER
Till den här tjänsten söker vi dig som har
• Relevant akademisk examen, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som nämndsekreterare
• Hög digital mognad i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem

Det är meriterande om du har
• Kunskap om förvaltningsrättsliga frågor, offentlighets- och sekretessbestämmelser samt kännedom om andra lagar som styr kommunal verksamhet
• Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare för kommunstyrelsen/kommunfullmäktige

För att trivas och vara framgångsrik i den aktuella tjänsten förväntas du kunna ta ansvar för dina tilldelade uppgifter samt strukturerar och driver processer framåt med god samarbetsförmåga.
Du förväntas kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du bör också vara positiv till förändring och se möjligheter i nya situationer.

En stark serviceinriktning är av stor vikt för att du ska kunna vara med och skapa en positiv arbetsmiljö och gott samarbetsklimat. Du är därför uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar.
Att vara strukturerad är en grundläggande kompetens för att effektivt hantera arbetsuppgifterna som hör till rollen som nämndsekreterare. Du bör därför ha förmågan att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett systematiskt sätt, samtidigt som du sätter upp och håller tidsramar för att säkerställa framsteg och leverans.

Slutligen är ett gott omdöme en nyckelfaktor för att göra korrekta avvägningar och prioriteringar. Det innebär att du kan väga samman komplex information, ta hänsyn till olika faktorer och utvisa gott omdöme vid beslut.

Stor vikt läggs på personlig lämplighet. I den här rekryteringsprocessen arbetar vi med löpande urval vilket gör att vi kontinuerligt går igenom ansökningarna. Vänta därför inte med att ansöka utan gör det så snart som möjligt.


ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbaijarfalla

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.