Nämndsekreterare och registrator

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Vi gillar dig – och vi hjälper dig att utvecklas. Vår mission är att barn och vuxna tillsammans ska utvecklas till kreativa, positiva individer som väljer livsglädje. Därför erbjuder vi en bred och djup verksamhet där vi ger dig möjligheterna, oavsett vilka mål du har. Motala ska vara en attraktiv och innovativ del av östgötaregionen där det är enkelt att bo och verka. Det är också vår drivkraft inom bildningsförvaltningen.

Verksamhetskontoret på bildningsförvaltningen är en stabsfunktion som servar våra olika enheter med systemförvaltning, logistiksamordning, juridik och processtöd, men också med övergripande förvaltningsfrågor. Vi arbetar med att erbjuda chefer och medarbetare ett mångfacetterat stöd och att erbjuda invånarna en effektiv service och tillgänglig information.



ARBETSUPPGIFTER
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som nämndsekreterare blir att vara sekreterare i bildningsnämnden och upprätta kallelser, dagordning och protokoll m.m. Arbetet sker i nära samarbete med nämndens politiker, förvaltningschef och verksamhetschefer. Du kommer exempelvis vara med i bildningsnämndens arbetsutskott, det innebär kontakt med förvaltningschefer och politiker inför möten om aktuella gemensamma ärenden. Du kommer även sammanställa kallelser, kalla berörda tjänstemän och föra minnesanteckningar/protokoll vid mötena.

Dina arbetsuppgifter som registrator består av löpande diarieföring i kommunens ärendehanteringssystem Platina. Du hanterar och skannar inkommande post och andra handlingar. Du bevakar bildningsnämndens e-postlåda och system för synpunktshantering. Registreringen sker till stor del digitalt, men hantering av pappersdokument är fortfarande en del av arbetet. Du kommer också att vara delaktig i bildningsnämndens arkivvård, där arkivering ingår som en arbetsuppgift.

Du bidrar till att upprätthålla en struktur och ordning på bildningsnämndens handlingar. I tjänsten ingår även att ha kontakter med och lämna ut information till myndigheter, allmänhet och media samt stötta verksamheterna i frågor som rör diariet. Du är även behjälplig med bokningar och beställningar och andra förekommande administrativa arbetsuppgifter. Arbetet innebär ett nära samarbete med arkivarie och, likväl som andra administrativa resurser inom förvaltningen och övriga funktioner på staben.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med lägst gymnasieutbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Det är meriterande om du har en högskoleutbildning, gärna med juridisk eller statsvetenskaplig inriktning. Du bör ha utbildning inom administration eller arkiv- och informationsvetenskap och gärna yrkeserfarenhet från arbete med dokument- och ärendehantering inom offentlig förvaltning. Det är önskvärt att du har kunskap om grundläggande lagstiftning så som förvaltningslag, kommunallag, offentlighet- och sekretesslag.

Det är viktigt att du har god förståelse för hur en politikerstyrd organisation fungerar och det är meriterande om du har kännedom om de kommunala regelverken.
Du ska ha en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Vidare behöver du vara noggrann, ha förmåga att skapa ordning och struktur, ha en utpräglad servicekänsla och förmåga att agera självständigt likväl som att arbeta i grupp. Du ska kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift på svenska.

ÖVRIGT
Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Notera vikten av att du söker tjänsten digitalt via www.offentligajobb.se

Vi undanber oss all extern rekryterings- och annonseringshjälp i samband med denna annons.