Nämndsekreterare och registrator

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Gemensamma ledningsförvaltningen består av verksamhetsområdena Digitalisering/Beredningsstöd, Strategisk samhällsplanering, HR, Kommunikation, Stöd och administration samt Planering och uppföljning.

Förvaltningen har till uppdrag att leda, stödja och samordna hela kommunorganisationen på kommunstyrelsens uppdrag. Detta görs genom att ha kundens behov i fokus samt att vi har en helhetssyn och gemensamma arbetssätt. Vi är en lärande organisation som främjar nyskapande och lärande av både omvärld och varandra.

Den administrativa enheten inom verksamhetsområdet stöd och utveckling består av 10 medarbetare och leds av en administrativ chef. Enheten har ansvar för administrationen kring kommunfullmäktige och dess beredningar, kommunstyrelsen med dess utskott, valnämnden och krisledningsnämnden samt administrationen av kommunala bolag tillsammans med andra enheter. Framöver kommer enheten också att ansvara för bildningsnämnden. Enheten ansvarar vidare för kommunens centralarkiv och föreningsarkiv. Enheten sköter arkivvård och tillhandahållande av arkivhandlingar för allmänheten, svarar för rådgivning och tillsyn i arkivfrågor samt bevakar kulturarvsfrågorna. Enheten ansvarar genom vaktmästeriet även för kommunhusets skötsel samt för posthanteringen inom kommunen.



ARBETSUPPGIFTER
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som nämndsekreterare blir att vara sekreterare i bildningsnämnden och upprätta kallelser, dagordning och protokoll m.m. Arbetet sker i nära samarbete med nämndens politiker, förvaltningschef och verksamhetschefer. Du kommer exempelvis vara med i bildningsnämndens arbetsutskott, det innebär kontakt med förvaltningschefer och politiker inför möten om aktuella gemensamma ärenden. Du kommer även sammanställa kallelser, kalla berörda tjänstemän och föra minnesanteckningar/protokoll vid mötena.

Dina arbetsuppgifter som registrator består av löpande diarieföring i kommunens ärendehanteringssystem. Du hanterar och scannar inkommande post och andra handlingar. Du bevakar bildningsnämndens e-postlåda och system för synpunktshantering. Du kommer också att vara delaktig i bildningsnämndens arkivvård, där arkivering ingår som en arbetsuppgift.

Du bidrar till att upprätthålla en god struktur och ordning på bildningsnämndens handlingar. I tjänsten ingår även att ha kontakter med och lämna ut information till myndigheter, allmänhet och media samt stötta verksamheterna i frågor som rör diariet. Andra typer av administrativa uppgifter kan förekomma och prioriteras efter behov och du fungerar som ersättare för enhetens övriga sekreterare.

Tillsammans med dina kollegor på administrativa enheten är du med och planerar och utvecklar kommunens administrativa processer som kommer att vara i fokus under det närmaste året.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är högskoleutbildad, gärna med statsvetenskaplig eller juridisk inriktning, eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig. Arbetslivserfarenhet inom en politiskt styrd organisation är meriterande. Det är önskvärt att du har kunskap om grundläggande lagstiftning så som förvaltningslag, kommunallag, offentlighet- och sekretesslag.

Som person är du är noggrann och kvalitetsmedveten. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och rättssäkert sätt. Du tar ansvar för dina uppgifter och strukturerar själv ditt angreppssätt, driver dina processer vidare och är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Du ser möjligheterna i förändringar och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Vi ser att du har en mycket god förmåga att samarbeta med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Vidare behöver du vara noggrann, ha förmåga att skapa ordning och struktur, ha en utpräglad servicekänsla och förmåga att agera självständigt likväl som att arbeta i grupp. Du ska kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift. Du har ett digitalt arbetssätt då vi strävar mot en helt digital ärendehantering.

ÖVRIGT
Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser.