Nämndsekreterare till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20221143

Arbetsuppgifter
Vi på gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen söker dig som vill arbeta i en politiskt styrd organisation och som har intresse för den demokratiska beslutsprocessen. Avdelningen för nämnd och ärendehantering har ett brett ansvarsområde i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och en viktig roll i utveckling och kvalitetssäkring av förvaltningsövergripande processer. Vi ser nu fram emot att välkomna en ny nämndsekreterare till vårt team.  

Som nämndsekreterare ansvarar du för den nämndadministrativa processen, vilket innebär att du i samverkan planerar och bereder ärenden till nämnd. Uppdraget medför många kontakter med såväl politiker som andra interna och externa funktioner.  Du skriver kallelser och för protokoll vid nämndens sammanträden och möten i arbetsutskottet, samt ansvarar för planering och genomförande av nämndens olika möten i samverkan med dina kollegor. 

Utöver detta ansvarar du för att nämndens styrande dokument, mallar och rutiner inom ärendeprocessen utvecklas och hålls uppdaterade. I uppdraget som nämndsekreterare ingår också viss myndighetshandläggning, som exempelvis att utreda klagomål eller skriva yttranden till tillsynsmyndighet.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en för tjänsten relevant högskoleutbildning om 180 högskolepoäng inom samhällsvetenskap, statsvetenskap, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. För att lyckas i den här rollen behöver du ha minst två års erfarenhet från arbete som nämndsekreterare eller motsvarande inom offentlig förvaltning och goda kunskaper i förvaltningslag, kommunallag, samt offentlighet- och sekretesslag. Har du tidigare arbetat med myndighetshandläggning, gärna inom utbildningsområdet, är det meriterande. Likaså är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i Platina eller andra digitala dokument- och ärendehanteringssystem.

För att trivas i rollen som nämndsekreterare är det viktigt att du har en god samarbetsförmåga och en vilja att sätta dig in i avdelningens helhetsuppdrag då vi ofta hjälps åt och arbetar över gränserna inom teamet. Rollen innebär även mycket självständigt arbete och du behöver tycka om och ha förmågan att planera och strukturera ditt arbete. Du är ansvarstagande, analytisk och utför ditt arbete med stor noggrannhet. Då du kommer att vara sekreterare i olika forum behöver du kunna formulera dig väl i text och du anpassar din kommunikation efter målgrupp och sammanhang. Vidare är ett stöd- och serviceinriktat förhållningssätt viktigt för den här tjänsten. Du ser din roll och ditt bidrag i ett större sammanhang och har ett intresse för den politiskt styrda organisationen. 

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska är ett krav för tjänsten.

 

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

På Storgatan 20 samlar vi våra centrala stödfunktioner, organiserade i fem avdelningar: avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning, ekonomiavdelningen, HR-avdelningen, kvalitets- och utvecklingsavdelningen samt avdelningen för nämnd och ärendehantering där denna tjänst är placerad. På avdelningen för nämnd och ärendehantering är vi tio medarbetare: förvaltningsjurist, arkivarie, huvudregistrator och nämndsekreterare, två administratörer och fyra utredningssekreterare. Vi stöttar förvaltningen med bland annat juridisk rådgivning, dokument- och ärendehantering samt handlägger skoljuridiska ärenden och skriver fram ärenden till nämnden. På vår avdelning samordnas också en del förvaltningsövergripande processer, som planering och uppföljning med mål och intern kontroll.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


 
Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse 

Övrigt
Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning inom gymnasieskola och gymnasiesärskola. Du beställer utdraget via Polisens hemsida på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/skola-eller-forskola/ 
 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
 
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.