Nämndsekreterare till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20224042

Arbetsuppgifter
Vi söker en erfaren nämndsekreterare som har god kunskap om och intresse för den demokratiska beslutsprocessen och den politiskt styrda organisationen. Som nämndsekreterare är du länken mellan politiken och förvaltningen och den våra förtroendevalda i första hand vänder sig till. Du ansvarar för den nämndadministrativa processen och är en viktig partner till förvaltningsdirektören i frågor som rör nämndarbetet och ärendeflödet. Tjänsten ingår i avdelningen för hållbarhet och nämnd som har ett brett ansvarsområde i förvaltningen och en viktig roll i utveckling och kvalitetssäkring av förvaltningsövergripande processer. 

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att skriva kallelser, föra protokoll vid nämndens sammanträden och möten i arbetsutskottet, samt att planera inför och närvara vid nämndens olika möten. Du säkerställer att nämndens styrande dokument, mallar och rutiner inom ärendeprocessen utvecklas och hålls uppdaterade. I uppdraget ingår även att stödja i framtagandet av tjänsteskrivelser och ärenden samt viss myndighetshandläggning, som exempelvis att utreda klagomål eller skriva yttranden till tillsynsmyndighet.

Den här rollen passar dig som självständigt vill driva frågor och processer inom ditt område samtidigt som du trivs med att ha många olika kontakter och samarbeten. På avdelningen hjälps vi åt när det behövs och tar ett gemensamt ansvar för gruppens arbetsuppgifter. Periodvis kan arbetet innebära ett högt tempo och att man snabbt behöver kunna omprioritera, varför det är viktigt att du har ett arbetssätt som kännetecknas av proaktivitet och en mycket god grundstruktur. Du ser vad som behöver göras och har både ett öga för detaljer och en förståelse för ditt uppdrag som del av ett större sammanhang. Vidare är du språkligt skicklig och formulerar dig väl både i tal och skrift.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har: 


• kandidatexamen (180 hp) inom exempelvis samhällsvetenskap, statsvetenskap eller juridik
• arbetat minst två år som nämndsekreterare eller motsvarande inom offentlig förvaltning
• goda kunskaper om förvaltningslag, kommunallag samt offentlighet- och sekretesslag
• god digital kompetens 
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska. 

Det är meriterande om du har erfarenhet av: 


• myndighetshandläggning, gärna inom utbildningsområdet
• digitala dokument- och ärendehanteringssystem, till exempel Platina. 

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.