Nämndsekreterare till kommunkontoret

Här får du plats att växa. Inom Lunds kommun sätter vi kunskapen i centrum och skapar möjligheter att utvecklas i arbetslivet. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö, och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss?


På kommunkontoret arbetar cirka 300 medarbetare inom strategiska funktioner. Tillsammans säkerställer vi att kommunen är en effektiv och modern organisation. Just nu befinner vi oss på en spännande utvecklingsresa med målet att fungera som en motor i utvecklingen av hela organisationen. Där vi tar ansvar för helheten, och sätter medborgarnas bästa i fokus.



Kommunledningskontorets kansli tillhör avdelning ledningsstöd på kommunkontoret.

Inom ledningsstöd finns också enheterna utredning, trygghet och säkerhet, utveckling samt juridik. Inom kansliet finns även två enheter, registratur och valkansli samt stadsarkiv, dessa leds av kanslichefen.  Vi söker dig med intresse för demokrati och samhällsfrågor och som vill befinna dig i politikens centrum. Våra ambitioner är höga och här får du som är erfaren bidra med din kunskap och kompetens och utvecklas vidare tillsammans med oss. 

Om oss
Kansliet är navet för den demokratiska processen. Vårt gemensamma uppdrag är att stötta och ge service till politiker, chefer, handläggare samt allmänhet. Kansliets service till politiken omfattar kommunfullmäktige med presidie- och beredningar samt kommunstyrelsen med dess utskott och beredningsorgan. I vårt ansvar ingår allt från postöppning och ärenderegistrering, via beredning och politisk behandling till arkivläggning. Kansliet är också ansvariga för genomförande av allmänna val. Ett viktigt och pågående utvecklingsarbete är att ta fram och implementera styrdokument för kommunens nämndarbete och ärendehantering.

På kansliet är vi, i våra respektive roller, beroende av varandra och strävar mot samma mål varför samarbete och enhetlighet är en förutsättning och särskilt viktigt. För oss är helheten större än summan av delarna. Det är också därför vi hjälps åt i arbetstoppar och kan gå in för varandra vid behov. Tillsammans är vi som bäst!

Arbetsuppgifter
Som kvalificerad nämndsekreterare kommer du huvudsakligen att ansvara och vara delaktig i de centrala beslutsprocesserna inom nämnder och utskott för kommunstyrelsen kommunfullmäktige. Du kommer att upprätta kallelser, dagordningar och protokoll samt närvara vid möten. I ditt huvuduppdrag ingår också att formellt kvalitetsgranska beslutsunderlag samt att bistå med stöd kring samordning och beredningen av ärenden samt kontroll av ärendeflöden.  Du förväntas även stötta övriga nämndsekreterare vid behov. 

Arbetsuppgifterna kommer också innefatta att vara behjälplig vid frågor gällande utformning av tjänsteskrivelser till kollegor på kommunkontoret. Viss registrering samt arkivarbete kan förekomma. Du kommer arbeta i ett team tillsammans med kollegor från kansliet och enheten för registratur och valkansli inom nämndadministrativt arbete i anslutning till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och därtill hörande utskottssammanträden. 

Kvällstjänstgöring kan förekomma.

Vi söker dig som
är självgående och som trivs med löpande och återkommande uppgifter som kräver koncentration, uppmärksamhet och struktur, men som också har en förmåga att snabbt ställa om för att möta organisationens och de förtroendevaldas behov. Du kommer möta både förtroendevalda och tjänstepersoner varför ett gott och professionellt bemötande är viktigt. 

Vi vill att du har en högskoleutbildning med inriktning mot juridik, statsvetenskap, samhällsvetenskap eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Du har goda kunskaper om lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning, särskilt i kommunallagen men också i förvaltningslagen och offentlighetsprincipen. Kunskaper om GDPR/personsuppgiftslagstiftning och kunskaper om arkivlagen är också en framgångsfaktor.

För att lyckas i rollen behöver du ha en bred kunskap och förståelse för den kommunala organisationen och dess beslutsvägar. Det är därför ett krav att du tidigare har arbetat som nämndsekreterare och du uttrycker dig på god svenska i såväl tal som skrift.

Att du har kunskap och erfarenhet av att ha arbetat i ärendehanteringssystem som W3D3 eller liknande ser vi som meriterande samt att du har en väldigt god datorvana.

För att trivas i rollen behöver du vara en kreativ, flexibel, prestigelös och lösningsfokuserad person som är bra på att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du håller tidsramar och arbetar tills arbetsuppgiften är utförd. Att du har förståelse för den kommunala ärendeprocessen och dess komplexitet ser vi som en självklarhet. Det är särskilt viktigt att du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandarder och lägger stor vikt vid att leva upp till dessa. Vidare är det viktigt att du är serviceinriktad och förstår din roll, men ser helheten för verksamhetens bästa i agerande och beslut. Du är lugn och kontrollerad i olika situationer och kommer ofta med idéer och nya angreppssätt i arbetsrelaterade frågor.

Vi erbjuder dig
en utvecklande tjänst med många samarbetsytor där du ges möjlighet att påverka såväl
form som innehåll. Vi månar om varandra, vår arbetsmiljö och hälsa och vi har friskvårdsbidrag, som vi gärna ser att du nyttjar. Här kan du läsa mer om vad Lunds kommun erbjuder dig som anställd: https://lund.se/arbete-och-lediga-jobb/sa-ar-det-att-arbeta-med-oss/det-har-ger-vi-dig-som-medarbetare

Övrigt
Vi planerar att hålla de första intervjuerna den 2 februari och ber dig därför planera din tillgänglighet.