Nämndsekreterare till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges kansli

Ref: 20220049

Arbetsuppgifter
Välkommen till ett mångfacetterat uppdrag! Vi söker nu två nya kolleger, varav en senior, till vårt team av nämndsekreterare. Som nämndsekreterare på stadskontoret erbjuds du ett omväxlande arbete med många spännande kontaktytor. Du kommer att ansvara för kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ärendeberedning, både strategiskt och operativt. Detta innebär bland annat att du iordningställer handlingar inför kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges sammanträden, skriver protokoll och sköter sammanträdesrutiner, men också att du tillsammans med dina kolleger driver utvecklingsarbete i syfte att vidareutveckla och ytterligare effektivisera i första hand förvaltningens nämndsadministration, men även övriga funktioner inom sektion nämnd och registrator. Du kommer att vara delaktig i arbetet med att såväl ta fram som att kommunicera rutiner och mallar till anställda på stadskontoret, liksom att genomföra utbildningar. Du är som nämndsekreterare delaktig i arbetet med att kvalitetssäkra beslutsunderlag såsom remisser, yttranden och tjänsteskrivelser. Du förväntas vid behov ansvara för egna ärenden och att skriva fram dessa till kommunstyrelsen och i förekommande fall kommunfullmäktige. Du förväntas vid behov även kunna registrera ärenden, diarieföra och förbereda inför arkivering samt att ombesörja expediering och arvodesrapportering.

Ärendehandläggningen på stadskontoret är till stora delar digitaliserad och du kommer att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Kanslienheten genomför för närvarande ett omfattande utvecklingsarbete mot en digitaliserad arvodeshantering och du kommer tillsammans med dina kolleger på enheten att ha en central roll i detta arbete. Det sker även ett kontinuerligt arbete med att tillgänglighetsanpassa kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges dokumentation. Som nämndsekreterare på stadskontoret ingår du i ett stadsövergripande nätverk för nämndsekreterare och uppmuntras till kunskapsutbyte tillsammans med andra nämndsekreterare i staden. I samband med Kommunfullmäktiges sammanträde kan kvällstjänstgöring förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en relevant högskoleexamen med inriktning mot offentlig förvaltning, juridik eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Vi söker dig som har erfarenhet från den offentliga sektorn. För att lyckas i rollen som nämndsekreterare på stadskontoret är det viktigt med en förståelse för villkoren inom en politiskt styrd organisation. Det är därför meriterande om du arbetar eller har arbetat inom en politiskt styrd organisation med erfarenhet från sekreterarskap inom nämnd och/eller utskott. Det är även meriterande om du har kunskap inom kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor, men för att kvalificera som senior nämndsekreterare är dessa två nämnda meriter ett krav. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta i ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem, gärna Platina. Du är en van användare av Office 365.

Som person är du utvecklingsorienterad, serviceinriktad, ansvarstagande och engagerad. Du tar initiativ till förbättring samtidigt som du ser vikten av att förvalta. God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och engelska, är grundläggande. Både arbetsbelastning och arbetstempo är tidvis högt och för att lyckas i din roll som nämndsekreterare för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige är det viktigt att du är strukturerad i ditt arbetssätt och har förmåga att själv planera din arbetsdag genom att organisera och prioritera på ett effektivt sätt. Du är inte främmande för att snabbt behöva göra omprioriteringar. Du värdesätter samarbete och tar gärna initiativ i olika frågor. Du trivs med ett varierat arbete där du göra skillnad varje dag genom att skapa en miljö med goda förutsättningar för såväl verksamhet som medarbetare att utvecklas.

Om arbetsplatsen
Sektion nämnd och registrator är en av tre sektioner som tillsammans utgör kanslienheten på stadskontoret i Malmö stad och ansvarar för kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beredningar och sammanträden. Medarbetarna på sektionen arbetar tillsammans för att säkerställa att de politiska organen får beslutsunderlag och kan genomföra sina sammanträden på ett bra sätt. Sektion nämnd och registrator består i dag av nio medarbetare inom nämndsadministration, registratur och arkiv.

Stadskontoret består av ca 330 medarbetare som har i uppdrag att ansvara för övergripande ledning och samordning av stadens samlade verksamhet med totalt ca 26 000 medarbetare fördelade på 14 förvaltningar. Stadskontoret som leds av stadsdirektören är organiserat i sex avdelningar varav Intern ledning och stöd där kanslienheten ingår, är en. Vi har stora förväntningar på vår organisation där chefers övergripande synsätt kännetecknas av förhållningssättet "tillsammans" med ett starkt fokus på helheten. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.”

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 2
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.