Nämndsekreterare till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges kansli

Ref: 20230165

Arbetsuppgifter
Sektion nämnd och registrator är en av tre sektioner som tillsammans utgör kanslienheten på stadskontoret i Malmö stad och som ansvarar för kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beredningar och sammanträden. Medarbetarna på sektionen arbetar tillsammans för att säkerställa att de politiska instanserna får beslutsunderlag och kan genomföra sina sammanträden på ett bra sätt. Sektion nämnd och registrator består i dag av åtta medarbetare inom nämndadministration, registratur och arkiv. Vi söker nu en kollega till vår grupp av nämndsekreterare.

Som nämndsekreterare på stadskontoret erbjuds du ett omväxlande arbete med många spännande kontaktytor. Arbetet innebär bland annat att du iordningställer handlingar inför kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges sammanträden, skriver protokoll och sköter sammanträdesrutiner, men också att du tillsammans med dina kolleger driver utvecklingsarbete i syfte att vidareutveckla och ytterligare effektivisera i första hand förvaltningens nämndadministration, men även övriga administrativa processer för såväl sektion nämnd och registrator som för kanslienheten och stadskontoret i stort. Du kommer att vara delaktig i arbetet med att ta fram och kommunicera rutiner och mallar, men även att genomföra utbildningar. Du har som nämndsekreterare en viktig roll i arbetet med att kvalitetssäkra beslutsunderlag. Handläggning av egna ärenden och utredningsarbete ingår i tjänsten. Andra typer av administrativa uppgifter så som till exempel diarieföring, expediering och att förbereda inför arkivering kan förekomma och prioriteras efter behov. Som nämndsekreterare ansvarar du för arvodesrapportering och administration kopplad till Malmö stads förtroendemannaregistret. Du administrerar behörigheter och ger viss support till förvaltningens användare av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina liksom det system som handlingar och protokoll publiceras i inför sammanträde.

Ärendehandläggningen på stadskontoret är till stora delar digitaliserad och du kommer att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Kanslienheten genomför för närvarande ett omfattande utvecklingsarbete mot en än mer digitaliserad ärendeberedning och utvecklandet av digitala tjänster så som till exempel digital arvodesrapportering. Du kommer tillsammans med dina kolleger på enheten att ha en central roll i detta arbete.

Som nämndsekreterare på stadskontoret ingår du i ett stadsövergripande nätverk för nämndsekreterare och uppmuntras till kunskapsutbyte.

I samband med kommunfullmäktiges sammanträde kan kvällstjänstgöring förekomma. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som är högskoleutbildad med inriktning mot offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

För att lyckas i rollen som nämndsekreterare för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige är det viktigt med förståelse för de villkor som ställs i en politiskt styrd organisation. Vi söker därför dig som har erfarenhet från den offentliga sektorn samt har dokumenterad erfarenhet från sekreterarskap inom nämnd och/eller utskott. Det är även önskvärt att du har kunskap om för tjänsten grundläggande lagstiftning så som förvaltningslagen, kommunallagen och offentlighet- och sekretesslagen. Vi ser att du har erfarenhet av att arbeta i ett digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem, gärna Platina. Du är en van användare av Office 365.

Som person är du utvecklingsorienterad, serviceinriktad, ansvarstagande och engagerad. Du är noggrann och kvalitetsmedveten i ditt arbete. Du tar initiativ till förbättring samtidigt som du ser vikten av att förvalta. God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och engelska, är grundläggande. Både arbetsbelastning och arbetstempo är tidvis högt med flera datum och tider för sista leveransdag. För att lyckas i rollen som nämndsekreterare är det därför viktigt att du är strukturerad i ditt arbetssätt och har förmåga att själv planera din arbetsdag genom att strukturera och prioritera på ett effektivt och rättssäkert sätt. Du tar gärna initiativ i olika frågor, ansvarar för dina uppgifter, driver dina processer och är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Du är inte heller främmande för att snabbt behöva göra omprioriteringar. Du värdesätter samverkan och vi ser att du har en mycket god förmåga att samarbeta med andra och att relatera till olika målgrupper på ett lyhört sätt.

Du trivs med ett varierat arbete där du gör skillnad varje dag genom att skapa en miljö med goda förutsättningar för såväl verksamhet som för medarbetare.

Om arbetsplatsen
Sektion nämnd och registrator är en av tre sektioner på kanslienheten som är placerad på avdelningen för intern ledning och stöd på stadskontoret. Intern ledning och stöd arbetar med ekonomi, planering, uppföljning, HR, kommunikation samt stöd och service internt på stadskontoret och med stöd till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Stadskontoret är kommunstyrelsens förvaltning och stödjer kommunstyrelsen i uppdraget att leda, samordna och följa upp stadens arbete. Vi arbetar nära stadens ledning och identifierar behov, analyserar, föreslår alternativ och bidrar med kraft till förändring i frågor som är viktiga för vår organisation, vår stad och vår samhällsutveckling — alltid med Malmös bästa för ögonen.  Stadskontoret stödjer också kommunfullmäktige som har ett helhetsansvar för Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse 

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.