Nämndsekreterare till miljöförvaltningen

Ref: 20213323

Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare på miljöförvaltningen är du ansvarig för miljönämndens hela ärendehantering, både strategiskt och operativt. Det innebär att du registrerar ärenden, diarieför, förbereder inför arkivering, sköter sammanträdesrutiner, bevakar nämndsärenden, iordningsställer handlingar inför nämndsammanträden, skriver protokoll under nämndmöten, ombesörjer expediering samt arvodesrapportering och resebokningar för nämndens ledamöter. Ärendehandläggningen är till stora delar digitaliserad.

Du kommer att arbeta i miljöförvaltningens ärende- och dokumenthanteringssystem EDP Vision och i Malmö stads motsvarande system Platina.

I arbetet ingår även andra kvalificerade arbetsuppgifter som att driva utvecklingsarbete vars syfte är att vidareutveckla och effektivisera förvaltningens administration, främst vad gäller nämndsärenden. Inom detta område kan du behöva ta fram och kommunicera rutiner och mallar.
Du håller utbildning inom ditt ansvarsområde för ledamöter och ersättare i nämnden samt anställda på förvaltningen. Du arbetar i nära samarbete med övriga funktioner inom enheten i utvecklingen av en effektiv och kvalitetssäker ärendeprocess.
Du fungerar som ärendekoordinator för ärenden som ska beredas till andra nämnder och kommer att vara delaktig i kvalitetssäkringen av beslutsunderlag såsom remisser, yttranden samt tjänsteskrivelser till miljönämnd. Du förväntas vid behov, i rollen som handläggare, ansvara för egna ärenden och skriva fram dessa till nämnden.

Du ingår i ett förvaltningsövergripande nätverk för nämndsekreterare och uppmuntras till kunskapsutbyte tillsammans med andra nämndsekreterare i Malmö stad.
Du är ersättare för huvudregistrator vid dennes frånvaro och vid behov ersättare vid andra kollegors frånvaro.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant högskoleexamen med samhällsvetenskaplig eller statsvetenskaplig inriktning alternativt annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Vi söker dig som har erfarenhet från den offentliga sektorn. Det är meriterande om du arbetar eller har arbetat inom en politiskt styrd organisation och har yrkeserfarenhet från sekreterarskap i exempelvis nämnd eller utskott. Det är även meriterande om du har kunskaper i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor samt kan hantera digitala ärende- och dokumenthanteringssystem. Har du någon form av juridisk utbildning är detta ett plus.

Det är viktigt att du är strukturerad i ditt arbetssätt och har god förmåga att uttrycka dig väl i såväl tal som skrift, både på svenska och engelska. Du är utvecklingsorienterad, ansvarsfull och noggrann. Du arbetar självständigt, tar gärna initiativ i olika frågor och du värdesätter samarbete. Du tycker om att ge service och är flexibel som person.

Vi erbjuder en tjänst i en välfungerande grupp bestående av glada och erfarna kollegor. Vi kommer att arbeta aktivt med din introduktion och med kompetensutveckling.

Löpande urval sker under annonseringstiden, så skicka gärna in din ansökan redan idag!

Om arbetsplatsen
Tjänsten är organisatoriskt placerad på enheten för kansli och juridik med totalt nio medarbetare. Enheten arbetar både operativt och strategiskt och har utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndsadministration samt förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering. Enhetens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete med hela miljöförvaltningen, övriga förvaltningar, malmöborna och stadens verksamhetsutövare.  

Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, samordnar Malmö stads miljöprogram och driver arbete för hållbar utveckling i kommunen. Vi ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbetet med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Läs mer om vårt klimat- och miljöarbete: https://malmo.se/miljo

Läs mer om miljöförvaltningen: https://malmo.se/miljoforvaltningen

Några av medarbetarna i Malmö stad: https://malmo.se/Jobb.html#VijobbariMalmostad

Annonsen avser i första hand en (1) tillsvidareanställning. Förutsättningarna kan komma att förändras under rekryteringens gång.