Nämndsekreterare till Nämnd- och registraturenheten

Serviceförvaltningen arbetar proaktivt för att utveckla och leverera tydliga tjänster till överenskommen kvalitet. Vi gör det tillsammans med verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern. En serviceförvaltning i framkant – en trygg och professionell samarbetspartner.

Den 1 feb startar vi upp en ny enhet där nämndsekreterare och registratorer samlas. Här får du möjlighet att vara med att bidra till att utveckla nya arbetssätt och metoder för att skapa moderna och hållbara processer. Var med och påverka uppbyggnaden och arbetsformerna så att vi kan säkra vårt demokratiska uppdrag!


ARBETSUPPGIFTER
Är du en person som gillar att strukturera och organisera ditt arbete? Har du liknande arbetserfarenhet och vill vara med och utveckla vår enhet? Då kan det här vara tjänsten för dig!

Uppdraget som nämndsekreterare är brett och innebär att du arbetar med allt ifrån registrering, arkivering, utveckling av ärendeprocess och ärendehanteringssystem, till att vara en viktig administrativ länk mellan förvaltningen och nämnderna. Inom enheten ansvarar vi för såväl kommunstyrelse, kommunfullmäktige, nämnder, beredningar och utskott.

Vi har ett stort ansvar för att stödja förvaltningarna i deras nämndarbete och utveckla våra processer. Du har en viktig roll som en av förvaltningens experter på den politiska processen och reglemente, du deltar därför i förvaltningens övergripande utvecklingsarbete gällande nämndadministration och dokumenthantering. I ditt uppdrag ingår det också att vara ersättare för dina kollegor vid kortare uppdrag.

Förekommande arbetsuppgifter:
- ansvara för att förbereda och genomföra nämndens sammanträden. Exempelvis upprättande av dagordning, lägga handlingar på läsplatta, protokollets färdigställande, expediering av beslut samt övriga för ett sammanträde förekommande arbetsuppgifter
- utveckla och effektivisera administrativa rutiner i nämndarbetet
- ge stöd till handläggare/chefer vad gäller att kvalitetssäkra handlingar. Stöttning i juridiken kring dokumentation i offentlig förvaltning
- stötta i generell dokumenthantering för förvaltning
- stöd till förvaltningsledningen i planering, genomförande och uppföljning av möten samt andra förvaltningsgemensamma aktiviteter
- ansvara för, kvalitetssäkra och utveckla ärendeprocessen och arkivfrågor
- hantera nämndens e-postlåda
- säkra ärendeprocessen, vara stöttande funktion gentemot handläggare i ärendehanteringssystemet LEX.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en avslutad högskoleutbildning inom relevant område (offentlig förvaltning, statsvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap) alternativt blir du färdig med din utbildning inom kort eller har en likvärdig utbildning som bedöms likvärdig. Har du ingen sådan utbildning ser vi att du har minst tre års arbetserfarenhet inom liknande roll och arbetsuppgifter.

Du som söker får gärna ha högskolepoäng inom juridik för offentlig förvaltning där du läst kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen. Det är även meriterande om du har arbetserfarenhet som nämndsekreterare.

För att undvika missförstånd behöver du ha mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt mycket goda IT-kunskaper. Har du vana av att arbeta i ärendehanteringssystemet LEX ser vi som är det meriterande.

För att trivas i rollen som nämndsekreterare hos oss behöver du som person vara noggrann, strukturerad och trivs i en organisation där du behöver följa de regler och ramar som finns. I och med att vi är en politiskt styrd verksamhet behöver du också kunna vara flexibel och hantera förändringar. Du arbetar självständigt och vågar lita på din kunskap och förmåga när du fattar beslut. Eftersom din roll blir stödjande är du social och utåtriktad och har lätt för att knyta nya kontakter när det behövs. Samtidigt lägger vi stor vikt att du är tydlig och drivande i ärendeprocessen även när ärendena är komplexa. Vi är en verksamhet där du behöver hålla fler saker igång samtidigt men du ska också trivas med att jobba med rutinmässiga arbetsuppgifter.


ÖVRIGT
Eskilstuna kommunkoncern är Sörmlands största arbetsgivare. Vi har helhetssyn i vårt samhällsuppdrag och vi gör skillnad varje dag genom att fokusera på goda hållbara möten med invånare, brukare och kunder.

I Eskilstuna finns driv och framåtanda. Vi har under många år bedrivit ett målmedvetet och brett jämställdhetsarbete och är stolta över att ha tilldelats Svenska jämställdhetspriset. Vi är också en av Sveriges miljöbästa kommuner som tänker hållbart i alla led, vi välkomnar olikheter och har modet att gå vår egen väg. Alla 9 000 medarbetare och ledare utvecklas i Modigt medarbetarskap/ledarskap och Modiga idéer.

Nu söker vi dig som vill vara med och utveckla Eskilstuna till en ännu bättre stad att bo, leva och verka i. Välkommen att göra skillnad!

Vi ber dig söka tjänsten via länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den ligger till grund för vårt urval. Om du lämnar in ansökan på annat sätt är det viktigt att du anger annonsens referensnummer.

För att möta morgondagens utmaningar vill Eskilstuna kommunkoncern ha mångfald och välkomnar medarbetare med olika bakgrund. Vi arbetar för att våra arbetsplatser ska vara tillgängliga för alla.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.