Nämndsekreterare till Nämnd- och registraturenheten

Är du en person som gillar att strukturera och organisera ditt arbete? Då kan det här vara tjänsten för dig! Vi söker nu två nämndsekreterare till vår nya enhet och arbetsgrupp!

Våren 2021 startade vi en ny enhet där alla nämndsekreterare och registratorer samlats. Vi är totalt 18 personer på enheten. Här får du möjlighet att vara med att fortsätta utveckla nya arbetssätt och metoder för att skapa moderna och hållbara processer. Du får vara med och påverka uppbyggnaden och arbetsformerna så att vi kan säkra vårt demokratiska uppdrag och stöd till förvaltningarna.

Vi är placerade på serviceförvaltningen (SEF) och arbetar proaktivt för att utveckla och leverera tydliga tjänster. Vi gör det tillsammans med verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern och är en serviceförvaltning i framkant, en trygg och professionell samarbetspartner. SEF är en relativt ny förvaltning där utvecklings- och förändringsarbete är ständigt pågående och påverkansgraden är hög, vilket ställer stora krav på kreativitet, nytänkande, framåtanda och mod.

Vi söker nu två kollegor. Det finns en tillsvidaretjänst och en visstidstjänst.


ARBETSUPPGIFTER
Uppdraget som nämndsekreterare är brett och vi har ett stort ansvar för att stödja förvaltningarna i deras nämndarbete. Du har en huvudsaklig roll som ett stöd i den politiska processen utifrån lagstiftning och reglementen, du deltar även i övergripande utvecklingsarbete gällande nämndadministration och dokumenthantering.

Inom enheten ansvarar vi för såväl kommunstyrelse, kommunfullmäktige, nämnder, beredningar och utskott. I ditt uppdrag ingår det också att vara ersättare för dina kollegor vid kortare uppdrag.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• ansvara för att förbereda, genomföra och efterarbeta nämndens sammanträden.
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner i nämndarbetet.
• ge stöd till handläggare/chefer vad gäller att kvalitetssäkra handlingar.
• stöttning i juridiken kring dokumentation i offentlig förvaltning.
• ansvara för, kvalitetssäkra och utveckla nämndärendeprocessen och arkivfrågor kopplade till den.
• hantera nämndens e-postlåda.
• vara stöttande funktion gentemot handläggare i ärendehanteringssystemet LEX.

KVALIFIKATIONER
För denna roll behöver du ha:
• avslutad (eller snart avslutad) högskoleutbildning om minst tre år inom relevant område (offentlig förvaltning, statsvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap)
• har du ingen sådan utbildning ser vi att du har minst tre års arbetserfarenhet inom liknande roll och arbetsuppgifter
• goda kunskaper i svenska språket
• goda IT-kunskaper.

Det är meriterande om du har:
• högskolepoäng inom juridik för offentlig förvaltning där du läst kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen.
• arbetserfarenhet som nämndsekreterare
• vana av att arbeta i ärendehanteringssystemet LEX eller motsvarande.
• B-körkort

För att trivas i rollen som nämndsekreterare hos oss behöver du som person vara noggrann, strukturerad. I och med att vi är en politiskt styrd verksamhet behöver du också kunna vara flexibel och hantera förändringar.

Du arbetar självständigt och vågar lita på din kunskap och förmåga när du fattar beslut. Eftersom din roll blir stödjande är du social och har lätt för att samarbeta. Vi lägger stor vikt vid att du är tydlig och drivande i ärendeprocessen även när ärendena är komplexa. Vi är en verksamhet där du behöver hålla fler saker igång samtidigt men du ska också trivas med att jobba med rutinmässiga arbetsuppgifter.

ÖVRIGT
Serviceförvaltningen arbetar proaktivt för att utveckla och leverera tydliga tjänster till överenskommen kvalitet. Vi gör det tillsammans med verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern. En serviceförvaltning i framkant en trygg och professionell samarbetspartner.

Vill du vara med och leda vägen?
Vi erbjuder en arbetsplats som går före och leder vägen i en av Sveriges mest hållbara kommuner. Tillsammans med kompetenta och engagerade medarbetare är du med och utvecklar Eskilstuna genom goda hållbara möten, vägledning och service. Genom ett aktivt och modigt medarbetarskap samt ett tillitsfullt och engagerat ledarskap är du med och driver förändring. Du gör skillnad för människor varje dag.

Vi välkomnar medarbetare med olika bakgrund och arbetar för att våra arbetsplatser ska vara tillgängliga för alla.

Vi ber dig söka tjänsten via länken i denna annons. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan eftersom den ligger till grund för vårt urval.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte tas i anspråk av övertalighet och att erforderliga beslut fattas.

Om du har skyddad identitet ansöker du genom att skicka in din ansökan skriftligen eller lämna den i vår reception på Alva Myrdals Gata 3 D. Märk din ansökan med Rekryteringsenheten och annonsens referensnummer.