Nämndsekreterare till Nämnd- och registraturenheten

Är du en person som gillar att strukturera och organisera ditt arbete? Är du duktig på att skapa relation och inger förtroende? Då kan det här vara tjänsten för dig! Vi söker nu en nämndsekreterare till vår nya enhet och arbetsgrupp!

Våren 2021 startade vi en ny enhet där alla nämndsekreterare och registratorer samlats. Vi är totalt 18 personer på enheten. Här får du möjlighet att vara med och fortsätta utveckla nya arbetssätt och metoder för att skapa moderna och hållbara processer. Du får vara med och påverka uppbyggnaden och arbetsformerna så att vi kan säkra vårt demokratiska uppdrag och stöd till förvaltningarna.

Vi är placerade på serviceförvaltningen (SEF) och arbetar proaktivt för att utveckla och leverera tydliga tjänster. Vi gör det tillsammans med verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern och är en serviceförvaltning i framkant, en trygg och professionell samarbetspartner. SEF är en relativt ny förvaltning där utvecklings- och förändringsarbete är ständigt pågående och påverkansgraden är hög, vilket ställer stora krav på nytänkande, serviceanda och samarbete, både inom enheten och ut mot förvaltningarna.

ARBETSUPPGIFTER
Uppdraget som nämndsekreterare är brett och vi har ett stort ansvar för att stödja förvaltningarna i deras nämndarbete. Du har en huvudsaklig roll som ett stöd i den politiska processen utifrån lagstiftning och reglementen. Du deltar även i övergripande utvecklingsarbete gällande nämndadministration och dokumenthantering.

Inom enheten ansvarar vi för såväl kommunstyrelse, kommunfullmäktige, nämnder, beredningar och utskott. I ditt uppdrag ingår det också att vara ersättare för dina kollegor vid kortare uppdrag.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• ansvara för att förbereda, genomföra och efterarbeta nämndens sammanträden.
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner i nämndarbetet.
• ge stöd till handläggare/chefer vad gäller att kvalitetssäkra handlingar.
• stöttning i juridiken kring dokumentation i offentlig förvaltning.
• ansvara för, kvalitetssäkra och utveckla nämndärendeprocessen och arkivfrågor kopplade till den.
• hantera nämndens e-postlåda.
• vara stöttande funktion gentemot handläggare i ärendehanteringssystemet LEX.
• utbilda nya förtroendevalda i arbetssätt.

KVALIFIKATIONER
För denna roll behöver du ha:
• avslutad högskoleutbildning om minst tre år inom relevant område (offentlig förvaltning, statsvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap), alternativt minst tre års arbetserfarenhet inom liknande roll och arbetsuppgifter.
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• goda IT-kunskaper.

Det är extra meriterande om du har:
• högskolepoäng inom juridik för offentlig förvaltning där du läst kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen.
• arbetserfarenhet som nämndsekreterare
• vana av att arbeta i ärendehanteringssystemet LEX eller motsvarande.

I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi är en politiskt styrd verksamhet vilket ställer krav på flexibilitet och en förmåga att hantera förändringar. Du bidrar konstruktivt till att nya arbetssätt implementeras samt att gemensamma beslut genomförs på bästa sätt i organisationen. Du behöver hålla fler saker igång samtidigt men ska också trivas med att jobba med mer rutinmässiga arbetsuppgifter. Du är tydlig och drivande i ärendeprocessen, även när ärendena är komplexa. Du arbetar självständigt och strukturerat och vågar lita på din kunskap och förmåga när du fattar beslut. Eftersom din roll är stödjande är du social och har lätt för att samarbeta och inger förtroende.

ÖVRIGT
Vill du vara med och leda vägen?
Vi erbjuder en arbetsplats som går före och leder vägen i en av Sveriges mest hållbara kommuner. Tillsammans med kompetenta och engagerade medarbetare är du med och utvecklar Eskilstuna genom goda hållbara möten, vägledning och service. Genom ett aktivt och modigt medarbetarskap samt ett tillitsfullt och engagerat ledarskap är du med och driver förändring. Du gör skillnad för människor varje dag.

Vi välkomnar medarbetare med olika bakgrund och arbetar för att våra arbetsplatser ska vara tillgängliga för alla.

Vi ber dig söka tjänsten via länken i denna annons. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan eftersom den ligger till grund för vårt urval.

Om du har skyddad identitet ansöker du genom att skicka in din ansökan skriftligen eller lämna den i vår reception på Alva Myrdals Gata 3 D. Märk din ansökan med Rekryteringsenheten och annonsens referensnummer.