Nämndsekreterare till Samhällsbyggnad

Tillsvidare på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Samhällsbyggnad är en av sju förvaltningar i Östersunds kommun. Förvaltningen är miljö- och samhällsnämndens professionella stöd och ansvarar för den infrastrukturella utvecklingen av kommunen. Förvaltningen har ca 80 anställda medarbetare, som är fördelade i tre avdelningar Plan och bygg, Miljö och hälsa och Kart och lantmäteri.

Arbetsuppgifter:
Som nämndsekreterare ansvarar du för den nämndadministrativa processen. Det innebär att du registrerar handlingar samt förbereder ärenden och skickar ut kallelser till Samhällsbyggnadsnämndens sammanträden. Under sammanträdena skriver du protokoll som du sedan publicerar och skickar ut.

Du kommer att fungera som en länk mellan de förtroendevalda i nämnden och tjänstepersonerna förvaltningen, vilket betyder ett nära samarbete med nämndens presidium och förvaltningens chefer och handläggare. Du har även ett stort utbyte med kommunens övriga nämndsekreterare och jobbar med utvecklingsfrågor kring kommunövergripande administrativa rutiner.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

- Ansvar för nämndens dokument- och ärendehantering från posthantering och registrering till arkivering samt att utveckla processen inom detta område
- Nämndadministration före och efter sammanträden (beredningar, kallelser, protokoll, uppföljning av beslut)
- Sekreterarskap i förvaltningsledningsgruppen samt förvaltningens samverkansgrupp
- Lokalt processansvar för ärendehanteringssystemet.
- Råd och stöd till förvaltningen i administrativa frågor
- Nämndens arkivredogörare
Säkerhetssamordnare för dokumenthantering
- En viktig uppgift är också att ge service till de förtroendevalda och till allmänheten.

Som nämndsekreterare är du direkt underställd förvaltningschefen.

Kvalifikationer:
Vi söker dig som har akademisk examen inom t ex statsvetenskap, juridik och/eller samhällsvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren finner lämplig. Du har goda IT kunskaper.

Det är en fördel om du har erfarenhet från arbete i kommunal eller offentlig förvaltning och därigenom förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Det är även meriterande att ha arbetat med diarieföring, arkivering och/eller nämndadministration i annan organisation.

Som person är du självständig, noggrann, serviceinriktad och framförallt strukturerad. Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift.

Vi sätter stort värde på den personliga lämpligheten.

Bifoga CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Uppvisande av detta blir aktuellt vid eventuell intervju.

Inför rekryteringsarbetet har Östersunds kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare.