Nämndsekreterare till serviceförvaltningen

Halmstad är en expansiv kommun där vi arbetar för att våra 105 000 kommuninvånare ska trivas och få ut mer av livet. Här finns möjligheterna för dig som vill ha ett meningsfullt arbete och bidra med engagemang och nytänkande. Tillsammans med 10 000 kollegor är du med och bygger hemstaden, kunskapsstaden och upplevelsestaden. Läs mer om oss https://www.halmstad.se/intro

Serviceförvaltningen bidrar till en bättre vardag för kommunens invånare och verksamheter med tjänster inom bland annat måltider, fastighets- och verksamhetsservice, IT, fordon, personal- och löneadministration samt invånarvägledning.
Brinner du för att ge bra service? Välkommen till oss, en professionell organisation i ständig utveckling som arbetar aktivt med service och engagemang.



ARBETSUPPGIFTER
Är du strukturerad med ordning och reda som motto? Drivs du av service och har lätt för att bygga relationer? Då kan du kan vara vår nya nämndsekreterare!

Serviceförvaltningen söker efter en nämndsekreterare som ska stödja servicenämnden, valnämnden, förvaltningsledning och handläggare. Du blir en länk mellan tjänstepersoner och förtroendevalda där ditt största uppdrag är att samordna och stödja den politiska processen, från beredning till beslut i olika ärenden.

I din roll kommer du att driva nämndadministrationen inför, under och efter sammanträden. Inför ett sammanträde ser du till att förberedelserna håller en god kvalitet och är kompletta samt ansvarar för att skicka kallelser till deltagarna. Under sammanträdet för du anteckningar till protokollet som sedan kan användas som underlag inför eventuella beslut.

I uppdraget ingår även att:
- Hantera nämndens diarieföring av handlingar och ärenden samt utlämnande av allmänna handlingar
- Planera och kvalitetssäkra ärendeberedningsprocessen
- Granska beslutsunderlag inför nämnd
- Ge stöd till politikerna i nämnden kring arvoden, hantering av handlingar och andra praktiska förutsättningar för att genomföra möten
- Ansvara för registratur, arkivering, informationshantering och GDPR
- Delta i kommungemensamma nätverk som är aktuella för rollen
- Genomföra utredningar, ta fram och presentera rapporter och underlag för beslut
- Arbeta med årsplanering (ledningsgrupp & politik)
- Samordna och stödja förvaltningen kring GDPR och personuppgiftshanteringen som personuppgiftssamordnare

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en högskoleutbildning med inriktning statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som vi bedömer som likvärdig. Rollen kräver att du ha erfarenhet av arbete som nämndsekreterare samt erfarenhet av registrators- och arkivarbete. Du behöver även ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du tidigare har arbetat i dokument- och ärendehanteringssystemet Ciceron som systemförvaltare, registrator eller nämndsekreterare. Det är även meriterande om du har arkivkunskap och har arbetat med GDPR och informationssäkerhet.

Som person är du strukturerad och duktig på att planera, organisera och prioritera ditt arbete. Du kan snabbt sätta dig in i nya verksamhetsområden och system och har ett intresse för att effektivisera och digitalisera. Du har lätt för att bygga relationer och trivs med att möta många olika personer i din profession. Du är bekväm med att arbeta självständigt och ger alltid god service, både till våra beställare och till dina kollegor.

Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Vi uppmuntrar till god hälsa och regelbunden rörelse. Halmstads kommun erbjuder ett friskvårdsbidrag till alla anställda.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos Halmstads kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande använder vi e-rekrytering i Visma Recruit.

Vi undanber oss alla erbjudande om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.