Nämndsekreterare till Södermalms stadsdelsförvaltning

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Stormtrivs du i rollen som nämndsekreterare och är redo för en ny utmaning? Välkommen att utvecklas vidare i en av stadens största stadsdelsförvaltningar! Vi erbjuder ett varierat arbete där du får jobba både administrativt och detaljinriktat men också strategiskt och analytiskt.

Du arbetar nära tillsammans med tiotalet kollegor med mångfacetterad kompetens där vi hjälps åt och backar upp varandra. Välkommen till en prestigelös arbetsplats med högt i tak och stor arbetsglädje.

Uppdraget som nämndsekreterare

Du har en central funktion i förvaltningen med huvudansvar för administrationen kring Södermalms stadsdelsnämnd och sociala delegation. Du har kontinuerlig kontakt med nämndens politiker och är ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor. I rollen ligger även att bevaka de kommungemensamma nämndhanteringsfrågorna och delta i stadens nätverk för nämndsekreterare. Du är med och identifierar utvecklingsområden och utvecklar processer och rutiner inom ansvarsområdet.

I rollen arbetar du nära registratorer, dataskyddsombud, förvaltningsjurist och verksamhetscontrollers och ger stöd i olika frågor, till exempel gällande ärendeprocessen och ärendehanteringssystemet. Inom avdelningen har vi tydlig back up för varandra så du kan behöva gå in för dina kollegor i andra uppdrag vid frånvaro precis som de går in för dig. Det kan handla om registraturarbete och att bevaka avvikelser kopplat till informationssäkerhet och dataskydd.

Du ger service till såväl kollegor som politiker, allmänhet och media, och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon och e-post. Ärendehandläggningen är digitaliserad.
Visst kvällsarbete ingår ca två kvällar i månaden i samband med informationsnämnd och nämndsammanträde. Du rapporterar till avdelningschef vid avdelningen för stab och kansli.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär att:

- sköta sammanträdesrutiner, bevaka nämndärenden, iordningställa handlingar inför nämndsammanträden
- skriva protokoll under nämndens och sociala delegationens sammanträden
- ombesörja expediering samt arvodesrapportering för nämndens ledamöter
- vara ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor
- utreda och skriva tjänsteutlåtanden av framförallt nämndövergripande karaktär
- samordna årlig revidering av delegationsordningen
- samordna utveckling av nämndprocessen samt ansvara för kompetensutveckling och introduktion av denna
- tillsammans med förvaltnigjuristen hålla i utbildningar kopplat till delegation.

Dina kompetenser och erfarenheter

Vi söker dig som har

- samhällsvetenskaplig högskoleutbildning, exempelvis statsvetenskap eller juridik eller annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- några års erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare, så att du har god kunskap om formaliakrav, gärna i förvaltning med ansvar för motsvarande verksamhetsområden som en stadsdelsnämnd
- erfarenhet av utredande arbetsuppgifter och framtagande av underlag till beslut i nämnd
- goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet, regelverket om offentlighet och sekretess samt GDPR
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
- goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har

- erfarenhet av arbete inom Stockholm stad och kunskap om dess styrning och organisation
- erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
- erfarenhet av arbete i registratur.

Din profil

Du är en person som tar stort eget ansvar, är noggrann och har god förmåga att självständigt planera och driva ditt arbete framåt. Då du har många kontaktytor är det viktigt att du är positiv och tillmötesgående i ditt bemötande och visar intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, är trygg och stabil med förmåga att bibehålla ett professionellt bemötande även när det sker plötsliga förändringar. För att lyckas i rollen är det även viktigt att kommunicerar på ett tydligt sätt, så att du säkerställer och följer upp att budskap når fram och gör det enkelt för målgruppen du samarbetar med. Vi kommer att lägga stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet samt motivation och engagemang för tjänsten. 

Mer om oss på Södermalms stadsdel och avdelningen stab och kansli

Avdelningen Stab och kansli håller samman förvaltningens arbete med verksamhetsplanering och uppföljning och fungerar som stöd och utredningsresurs åt förvaltningsledningen. Vi vägleder och handleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Inom avdelningen finns också nämndsekretariat, registratur, intern service och samordning av informationssäkerhetsarbetet på förvaltningen. Att samordna och stödja samtliga stadsdelsförvaltningars informations- och arkivhantering ingår också i vårt ansvar.

Vi erbjuder

Vi erbjuder flexibel arbetstid och månar om möjlighet till ett flexibelt arbetssätt och visst arbete hemifrån, för att kunna kombinera yrkes- och privatliv. Som anställd i Södermalms stadsdelsförvaltning har du även vinter- respektive sommararbetstid och möjlighet till semesterväxling. Förvaltningen bedriver ett aktivt friskvårdsarbete, erbjuder friskvårdsbidrag och möjligheter till en friskvårdstimme per vecka.
Kontoret är placerat i nybyggda moderna lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare och våra förmåner:
https://start.stockholm/om-stockholms-stad/sa-arbetar-staden/staden-som-arbetsgivare/
https://jobba.stockholm/formaner/

Din ansökan 

Låter detta som en roll för dig är vi nyfikna på vem du är. Välkommen med din ansökan!
När du gör din ansökan kommer du få besvara ett antal urvalsfrågor som ligger till grund för vårt fortsatta urvalsarbete. I ditt brev är vi främst intresserade av att du beskriver varför du är intresserad av tjänsten och vad du kan bidra med. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.