Nämndsekreterare till utbildningsförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Din arbetsplats

Utbildningsförvaltningen är en stor förvaltning med en budget om 19 mdkr och cirka 160 grund- och gymnasieskolenheter.

Avdelningen för ekonomi och styrning ansvarar för ekonomi, lokalfrågor, planerings- och uppföljningsprocessen, resursfördelning, internkontroll, upphandling, kostfrågor, säkerhet och nämndsekretariat.

Tjänsten som nämndsekreterare ingår i avdelningen för ekonomi och styrning och tillhör planeringsenheten. Planeringsenheten har 20 medarbetare och 1 enhetschef. I vårt uppdrag ingår att samordna och utveckla utbildningsförvaltningens planering och uppföljning, inom ramen för stadens integrerade ledningssystem, samt verka för en integrerad ekonomi- och verksamhetsstyrning.
Planeringsenheten är ett utrednings- och analysstöd till övriga enheter i frågor som gäller ekonomistyrning. Enheten har också ett samordnande och utvecklande uppdrag inom områdena intern kontroll, kost och skolmåltid, säkerhet och trygghet samt upphandling och inköp. 

Vi söker nu en nämndsekreterare.

Roll som nämndsekreterare

Som nämndsekreterare har du en nyckelroll i planeringen inför utbildningsnämndens månatliga sammanträden. Du ansvarar för att samordna nämndens ärenden och administration vilket innebär att planera möten, skriva protokoll samt att hålla i processen att färdigställa tjänsteärenden till nämnden.

Uppdraget innebär allt från juridiska frågor till formalia före, vid och efter sammanträdena. Arbetets upplägg sker enligt tidsplaner och styrs av nämndprocessen vilket innebär att du ofta arbetar mot någon form av deadline. Du fungerar som rådgivare i frågor kring ärendehantering och i arbetet ingår att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden.

Du ansvarar även för personuppgiftsfrågor på utbildningsförvaltningen, och till din hjälp har du ett en personuppgiftskoordinator på varje avdelning. Vidare är du även sekreterare i rådet för funktionshinderfrågor och i den fackliga samverkansgruppen.

Du kommer också medverka i samband med införandet av det gemensamma ärendehanteringssystemet eDok.

Dina kompetenser och erfarenheter

Vi vill att du som söker har:

- relevant högskoleutbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller liknande
- några års relevant arbetslivserfarenhet inom statlig eller kommunal förvaltning som kvalificerad handläggare (eller motsvarande) och/eller nämndsekreterare
- aktuell och relevant arbetslivserfarenhet inom statlig eller kommunal förvaltning
- kunskap om relevant lagstiftning (såsom kommunallagen, förvaltningslagen, lagen om offentlighet och sekretess)
- förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska då du kommer medverka i utformningen av tjänsteutlåtanden med mera.

Det är meriterande om du har:

- aktuellt erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare
- tidigare erfarenhet av att arbeta i politiskt styrd organisation
- erfarenhet av att arbeta i webbaserat ärendehanteringssystem
- erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess.

Då du är ensam i din roll är det avgörande att du är självgående, noggrann, strukturerad och omdömesgill samt att du planerar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du trivs med att jobba på egen hand samtidigt som du har en god samarbetsförmåga. Vidare är du serviceinriktad, tillmötesgående och du anstränger dig för att hitta lösningar. Du är van vid att jobba med och förstår komplicerade språkliga underlag och du kan även producera egna dokument av hög kvalitet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrig information

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga. Provanställning kan komma att tillämpas

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.