Nämndsekreterare/Administratör

Vår styrka är att Essunga är en av Sveriges minsta kommuner! Vi arbetar på ett okomplicerat sätt över verksamhetsgränser och i nätverk med andra kommuner. Detta ger helhetsperspektiv och hanterbarhet både för medarbetare och kommuninvånare. Förändringar blir synliga i en liten kommun, vilket ger oss som arbetar tillfredställelsen av att se resultat av vårt arbete. Du har stora möjligheter att påverka och våra korta beslutsvägar ger snabba resultat. Vi hälsar dig välkommen till Essunga kommun i hjärtat av Västra Götaland. Centralorten Nossebro är en timmas bilresa från Göteborg och cirka en halvtimma från Alingsås, Vårgårda, Trollhättan och Vänersborg. Vill du veta mer om vad Skaraborg har att erbjuda i form av boende, fritidsaktiviteter och upplevelser? Besök www.livetiskaraborg.se.




Arbetsplatsbeskrivning
Kommunkansliet har det kommunövergripande ansvaret för registrering, nämndadministration, valadministration, Dataskyddsförordningen (GDPR) och arkiv samt IT-strategiska frågor.

Avdelningen ansvarar även för kommunens reception. Kansliet är en administrativ servicefunktion, och vi möter och servar våra kollegor i kommunen och kommunens förtroendevalda och våra medborgare.

På kansliet arbetar idag sju medarbetare. Vi arbetar med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, socialnämnden, bygg- och miljönämnden samt flera mindre råd och beredningar. Kansliet hanterar kommunens post, registratur, diarium och arkiv.

Arbetsplatsen är placerad i centralorten Nossebro på kommunkontoret. I Essunga kommun är vi positiva till distansarbete på del av tjänst, när verksamheten så tillåter.

Arbetsbeskrivning
Är du nyfiken på att jobba som nämndsekreterare, eller är du en strukturerad administratör? Då har vi jobbet för dig!

Vi söker en nämndsekreterare alternativt en administratör för ett kortare uppdrag på 5 månader, gärna med kunskap eller erfarenhet av offentlig sektor. Vi har möjlighet att till viss del skräddarsy rollen utifrån just dina kompetenser inom det administrativa området. Det viktiga tror vi är att du är rätt person med rätt egenskaper och personella förutsättningar.

Som nämndsekreterare har du en central administrativ roll inom kommunledningssektorn och ett nära samarbete med sektorchefer, tjänstepersoner, nämndernas ordförande och övriga förtroendevalda. För den här rollen är du ensamt ansvarig för bygg- och miljönämnd, och arbetar i team med våra andra duktiga och erfarna nämndsekreterare med ansvar för socialnämnd och utbildningsnämnd. Vidare bidrar du till att säkra att den politiska gången följs i enlighet med gällande lagar och fastställda styrdokument.

I din roll som administratör ingår bland annat diarieföring, beredning, planering, bevakning, expediering, utlämning av handlingar, arkivering och posthantering. 

För att trivas i rollen tror vi att du är noggrann, är bra på att skapa struktur och framförallt älskar att jobba med administration! Du är serviceinriktad och lösningsorienterad. Du är bra på att jobba digitalt och har lätt för att förstå och använda olika system.

Kvalifikationer
För att lyckas med uppdraget behöver du vara strukturerad och systematisk i ditt arbete samtidigt som du är drivande, kan arbeta självständigt och ta egna initiativ. Detta innebär att du organiserar samt prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. I din roll är det viktigt att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift för att kunna förmedla ditt budskap på ett tydligt och enkelt sätt. Det är viktigt att du ger ett professionellt och förtroendeingivande intryck.
Det är mycket meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter samt om du tidigare har arbetat i en politiskt styrd organisation. Det är även meriterande med erfarenhet av och kompetens om kommunallagen och offentlighet- och sekretesslagen.

För att lyckas i rollen vet vi att dina personliga egenskaper har stor betydelse. För att du ska trivas i rollen är det viktigt att du har en mycket god servicekänsla, har lätt för att samarbeta och har lätt för att snabbt skapa goda relationer. 

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv. Uppgifterna behandlas och sparas enligt Dataskyddsförordningen.