Nämndsekreterare/administratör

Kommunstyrelsens förvaltning arbetar med att effektivisera verksamheten för att frigöra medel till kärnverksamheterna i de övriga förvaltningarna. Förvaltningen arbetar med en hög grad av samordning och standardisering för att säkerställa helhetssyn, effektivitet och kvalitet. En annan mycket viktig del av verksamheten är att utveckla och förvalta kommunens gemensamma processer och arbetssätt.

Arbetsplatsen 
Tycker du om ordning och reda, och drivs av att skapa struktur med ett glatt humör? Att utgå från lagar och förordningar och hitta praktiska tillvägagångssätt i möten och IT-system för att det ska bli så bra som möjligt? Då kommer du att trivas hos oss!

Tjänsten är ny och kombinerar både nämndsekreteraruppgifter samt administratörsuppgifter, fördelningen är ca 50/50 % men kan variera över tid beroende på hur arbetsuppgifterna fördelas. Adminstration och service ansvarar också för att organisera och driva valadministrationen i kommunen.

Aministration och service är en sektion inom kommunstyrelsens förvaltning som ansvarar för att samordna kommunens nämndadministration med särskilt ansvar för kommunstyrelse, kommunfullmäktige, valnämnd, krisledningsnämnd och gemensamma nämnder samt Ludvika Stadshus AB. I arbetet ingår även samordning av ovan nämndas beredningar, utskott och råd. Arbetsgruppen består av registrator, arkivarie, kommunsekreterare, kommunledningssekretare och utredare. Arbetet leds av en sektionschef och som nämndsekreterare/administratör utgör du en viktig medarbetare både för arbetsgruppen och för våra förtroendevalda.

 

Arbetsuppgifter 


Som nämndsekreterare kommer du att ansvara för sekreterarskapet bland annat i våra gemensamma nämnder och Ludvika Stadshus AB men även för fackliga samverkansmöten. Du ska också vara beredd att vara sekreterare i övriga organ i kommunen som nämnder, kommunstyrelsen och fullmäktige vid ordinarie tjänstepersons frånvaro. Sekreteraren sköter all adminsitration och alla sysslor kring sammanträdessituationer, är van att arbeta i IT-system och ska finnas tillgänglig och fungera som stöd för chefer och ordförande inför, under och efter sammanträdet. Det kommer även att förekomma ansvar för handläggning av rutinartade administrativa ärenden. Att hålla möten och utbildningar i både stora och små grupper förekommer.

Som administratör kommer du att tillsammans med en kollega ansvara för beställningar och fakturamottagning. Ansvara för att uppdatera olika register och arbeta med kommunstyrelsens GDPR-register. Du kommer också att vara involverad i att rutiner och riktlinjer är uppdaterade och publicerade samt skapa mallar och blanketter, det ingår också att bemanna receptionen i stadshuset. Du kommer också vara en viktig medarbetare genom att du på eget initiativ,genom observation eller verksamhetsönskemål föreslår förändringar av våra processer.  

 Kvalifikationer


Högskoleutbilning inom juridik, statsvetenskap eller annan samhällsvetenskaplig inrikitning, eller gymnasieutbilning inom område som arbetsgivaren bedömer som lämplig i kombination med arbetslivserfarenhet från liknande arbetsuppgifter som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga inom administration och/eller nämndadministration

Flexibel. Har lätt för att anpassa sig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra sitt synsätt och förhållningssätt. Ser möjligheterna i förändringar.

Initiativtagande. Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat.

Serviceinriktad. Är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i sitt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att leverera lösningar.

Strukturerad. Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar.

Tydlig. Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp

 
Ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 18 juni 2020. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem.

Vi undanber oss alla erbjudanden om kandidatförmedling samt annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Anställningsform
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Arbetstid: Dagtid
Tillträde: Enligt överenskommelse, augusti/September
Antal platser: 1
 

Övrig information
Viss arbetstid kan förekomma kvällstid i samband med fullmäktige och val.  

Upplysningar

 

Chef
Jessica Hedlund
Sektionschef

0240-866 56

 
Arbetstagarorganisation
Vision- kontaktas via växeln 0240- 860 00

Malin Ekholm