Nämndsekreterare/Registrator

I Falu kommun finns en mängd intressanta och kvalificerade arbetsuppgifter. Vi har ingenjörer, kommunikatörer, lärare, undersköterskor, projektledare och jurister samt 214 andra yrkesbefattningar. Vår vision är Ett större Falun. Vi ska vara enkla att samarbeta med och till nytta för faluborna. Vi gör skillnad och vi har jobb som märks. Vi är dessutom en arbetsgivare som vill ta tillvara våra medarbetares fulla kompetens - det vet vi leder till utveckling både för individen och för organisationen. För oss är det viktigt att ge våra medarbetare ett hållbart arbetsliv, vilket vi kallar ”Balans i livet”. Vi satsar alltså mycket på de mjuka värdena – hur människor mår, blir bemötta och kan växa – eftersom det är vår definition av att vara en riktigt bra arbetsgivare. I Falu kommun eftersträvar vi jämställdhet och vi ser gärna en personalsammansättning som speglar mångfalden i samhället. Vi välkomnar därför sökande som bidrar till detta.

På miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är vi stolta över att tillsammans jobba för bästa möjliga vardag för kommunens invånare, företagare och besökare. Förvaltningen består av cirka 100 medarbetare som samarbetar för att skapa goda livsmiljöer för faluborna. Förvaltningen svarar mot tre nämnder: miljö- och samhällsbyggnadsnämnden (MSN), myndighetsnämnden för bygg- och miljöfrågor (MyN) samt gemensamma nämnden för alkohol, tobak och receptfria läkemedel (ATL).

Vi säker nu en nämndsekreterare/registrator till avdelningen Förvaltningsstöd och Utveckling som är en liten men viktig enhet med nio medarbetare. Vi är ett internt stöd mot förvaltningens avdelningar inom frågor som rör bland annat nämndhantering, registrering, ekonomi och verksamhetsutveckling. 

ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare/registrator är du en viktig länk mellan förvaltning och nämnd och du samverkar med förvaltningens handläggare, chefer, nämndsordförande och övriga förtroendevalda. Du samordnar och ansvarar för hela processen inom nämndadministration vilket bland annat innebär diarieföring, beredning, planering, skicka ut kallelser, skriva protokoll, bevakning, expediering, utlämning av handlingar, arkivering och arvodesregistrering till förtroendevalda.

I rollen ingår att stödja handläggare och chefer i ärendeberedning och framtagande av nämndhandlingar. Ärendeprocessen sker i digitala ärende- och dokumenthanteringssystem. Som registrator kommer du att ansvara för hela arbetskedjan från ärenderegistrering till arkivering, samt utlämnande av handlingar. Du kommer även att arbeta med posthantering och kontaktcenterärenden till förvaltningen. För att ha ett enhetligt arbetssätt och höja kompetensen kommer du att ingå i ett nätverk där samtliga nämndsekreterare och registratorer inom kommunen ingår.   

KVALIFIKATIONER
För rollen krävs:

- Utbildning inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant för tjänsten. Alternativt ser vi att du har motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren kan bedöma likvärdig

- Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska både i både tal och skrift

- Mycket god datorvana och goda kunskaper i Microsoft Office-program

Personliga egenskaper

För dig är det viktigt med ordning och reda och du är en person som är noggrann och ansvarsfull. Du har ett systematiskt arbetssätt och är bra på att organisera och strukturera ditt arbete. Du trivs i en administrativ roll där du får arbeta med många parallella uppdrag och har god förmåga att prioritera mellan dina arbetsuppgifter. Rollen innebär många kontakter i det vardagliga arbetet. Samtidigt som du är bra på att arbeta självständigt behöver du därför också vara prestigelös, serviceinriktad och ha god samarbetsförmåga. Du delar med dig av dina kunskaper och bidrar gärna med förslag till utveckling och förbättringar.

Meriterande kvalifikationer:

- God kunskap om offentlig organisation och de lagar och förordningar som styr kommunal verksamhet som kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen

- Erfarenhet av kommunal nämndadministration och/eller registratur, sammanträdesteknik och protokollskrivande

- Erfarenhet av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina

- Erfarenhet av arbete i politisk styrd organisation

ANSTÄLLNINGSVILLKOR
Tillsvidareanställning på heltid, med tillträde snarast eller enligt överenskommelse

UPPLYSNINGAR

Malin Jutbo, chef Förvaltningsstöd och Utveckling: 023-825 63, malin.jutbo@falun.se

FACKLIGA FÖRETRÄDARE

SACO, Ulrika Bergman: 023-827 74, ulrika.bergman@falun.se

Vision, Christina Johansson: 023-821 10, christina.johansson@falun.se

ÖVRIGT

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Vid problem med att genomföra din ansökan är du välkommen att kontakta rekryteringscenter@falun.se.

Kontaktinformation
Malin Jutbo, Avdelningschef

Arbetsplats