Nämndsekreterare/registrator

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Kulturförvaltningen arbetar för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck, utbud och möjligheter och samtidigt innehålla både bredd och spets.

Kulturförvaltningen ansvarar för huvuddelen av de kommunalt drivna kulturverksamheterna och ger stöd till det fria kulturlivet. Kulturförvaltningen har ca 1000 medarbetare och omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Stockholm konst, och Stadsmuseet med Medeltidsmuseet och Stockholmia förlag. Evenemangsavdelningen arrangerar stora publika evenemang som till exempel Stockholms kulturfestival och ungdomsfestivalen We Are Sthlm.

Kulturförvaltningens verksamheter har ca 11 miljoner besök varje år. En utmaning för kulturförvaltningen är att nå fler, och grupper som vi inte når idag. Alla ska känna sig välkomna i våra verksamheter, vilket ställer höga krav på medarbetarnas kompetens och engagemang. Vi arbetar aktivt med hållbarhet och eftersträvar jämställdhet och mångfald. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter.

Administrativa staben är en del av helheten på kulturförvaltningen och arbetar nära dess avdelningar. Vi erbjuder ett spännande, utvecklande och självständigt arbete i en intressant organisation med många olika verksamheter. Administrativa staben har ett övergripande ansvar för hela förvaltningen gällande HR-frågor, ekonomi, IT, lokal och säkerhet, kansli och arkiv.

Arbetsbeskrivning
Tjänsten är en kombination av nämndsekreterare och registrator. Som nämndsekreterare är du en viktig administrativ länk mellan förvaltningen och kulturnämnden. Du ansvarar för nämndprocessen genom att förbereda inför möten, organisera beslutshandlingar och skriva beslutsprotokoll på nämndens sammanträden. Du hanterar även andra nämndadministrativa arbetsuppgifter. Du har en viktig roll som förvaltningens expert på den politiska processen och reglemente samt deltar i förvaltningens övergripande utvecklingsarbete gällande nämndadministration och dokumenthantering.

Som registrator arbetar du med registrering, skanning, diarieföring, postöppning och arkivering. Du deltar i utvecklingsarbetet av elektronisk dokumenthantering, registrering och arkivering och driver arbetet med kvalitetssäkring gällande ärendehantering och arkiv framåt. Du utbildar och stöttar handläggare och övrig personal inom kompetensområdet och ger service och stöd till allmänheten. Du är en av förvaltningens sakkunniga när det gäller offentlighetsprincipen, arkivering och personuppgiftshantering.

Förvaltningen arbetar i ärende-och dokumenthanteringssystemet Platina och vi skickar ärenden för långtidsbevarande till stadens gemensamma e-arkiv. Du kommer som registrator och arkivombud att administrera och hantera stora delar av förvaltningens ärendehantering i samarbete med arkivarien. Du blir delaktig i ett utvecklingsarbete inom nämndprocessen då vi kommer att ansluta till stadens gemensamma nämndhanteringsmodell.

Du arbetar nära den administrativa chefen och har en stödjande administrativ funktion åt ledningen. Tjänsten innefattar även andra administrativa arbetsuppgifter.

Kvalifikationer
Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap alternativt nationalekonomi eller dokumenterad erfarenhet som givit motsvarande kunskaper.

Det är meriterande om du har erfarenhet av nämndadministration. Förståelse för att arbeta i en politiskt styrd organisation och intresse för frågor som rör samhällsutveckling i ett brett perspektiv är av stor vikt. Dessutom är intresse för arkivfrågor en förutsättning för att trivas i den här rollen. Det är positivt om du har erfarenhet från kultursektorn speciellt inom kulturförvaltningens områden

Vi söker dig som tar stort ansvar och är van att arbeta självständigt. Du ska vara noggrann, strukturerad, analytisk och drivande i din roll. Du är mycket serviceinriktad, har god samarbetsförmåga och kan skapa goda relationer till dem du möter i ditt arbete. Du ska ha mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du kan skriva avancerade texter på svenska. Vi ser vidare att du är teknikintresserad och ser positivt på en digital utveckling inom arbetsområdet. Erfarenhet av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina eller likartat system är meriterande.

Övrigt
Tjänsten är ett vikariat under tiden 2019-02-25 t o m 2020-01-17

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.