Nämndsekreterare/Registrator till Söderhamns kommun

Stabsenheten

Vi söker dig som vill arbeta som Nämndsekreterare/Registrator vid Arbetsmarknads- och socialförvaltningen.


Dina arbetsuppgifter

Du kommer att vara sekreterare i Arbetsmarknads- och socialnämnden samt stöd till ledningsgrupp och politiker. Du ansvarar för all administration och praktisk hantering kring sammanträden, upprätta protokoll, expediera beslut och diarieföring.
Du är förvaltningens registrator och ansvarar för registrering och hantering av inkomna och upprättade handlingar. Du ansvarar för förvaltningens dokumenthantering.
Arbetet innebär även vissa kontakter med press och media samt utlämnande av handlingar.
Du kommer även att vara delaktig i och arbeta med övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter inom stabsenheten.
Stabsenheten är en administrativ enhet inom Arbetsmarknads- och socialförvaltningen som bland annat ansvarar för nämndsadministration, fakturahantering, personaladministration, inköp, systemadministration, IT-samordning, statistik samt förvaltningens reception och arkiv.
Enheten fungerar som en stödfunktion och är ett nav i förvaltningen.

Din profil

Du har utbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, t.ex. samhällsvetenskap, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du har tidigare arbetat administrativt och vi ser gärna att du har erfarenhet av sekreterarskap i nämnd eller utskott. Du har erfarenhet av praktisk hantering kring sammanträden, upprättande av protokoll, expediering av beslut och diarieföring.
Du har kunskap och kännedom om processer inom offentlig förvaltning och offentlighet och sekretess.
Du har goda datakunskaper och är en van användare av word samt andra program inom office-paketet. Det är en fördel om du har tidigare erfarenheter av olika verksamhetssystem och elektronisk dokumenthantering.

Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Som person är du självgående och tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter. Du strukturerar, planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt samt ser möjligheterna i förändringar.
Du arbetar bra med andra människor och relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt.
Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter samt påminner och följer upp.
Du gör korrekta avvägningar och prioriteringar samt väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.
Du förstår komplicerade språkliga underlag, både talade och skrivna och har förmåga att producera egna dokument av hög kvalitet.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper och tidigare erfarenheter.

Intervjuer kan komma att ske löpande under rekryteringsprocessen.

Arbetsmarknads- och socialförvaltningen arbetar för att skapa ett jämlikare Söderhamn. Vi är ca 350 medarbetare som samarbetar med kommunens verksamheter och externa aktörer lokalt, regionalt och nationellt för att erbjuda effektivare service och tjänster för våra medborgare. Våra olika verksamheter är riktade till arbetslösa, barn och unga, funktionsnedsatta, ensamkommande flyktingbarn och vuxna med beroendeproblematik eller sociala problem. Vi utvecklar och driver vår verksamhet tillsammans. Välkommen med din kunskap!