Nämndssekreterare/registrator

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Styrning och stöd Gävle har ansvaret för den strategiska utvecklingen på övergripande nivå nära politiken. Våra medarbetare jobbar med helheten och samordnar arbetet som är gemensamt för alla sektorer inom Gävle kommun. Tillsammans gör vi Gävle hållbart och utvecklande!

Tjänsten som nämndsekreterare/registrator är placerad inom kanslienheten, en enhet inom administrativa avdelningen. Administrativa avdelningen är en av Styrning och stöds sju avdelningar. Förutom kanslienheten finns inom avdelningen, kommunarkivet, enheten för social hållbarhet, säkerhetsenheten, överförmyndarenheten samt dataskydd- informationssäkerhetsenheten.

Vårt gemensamma uppdrag är att stötta och ge service till politiker, chefer och handläggare. Kanslienhetens service till politiken omfattar kommunfullmäktige med presidie- och valberedning samt kommunstyrelsen med dess utskott och beredningsorgan. Vi ger även service till ytterligare fyra nämnder och två samarbetsråd. I vårt ansvar ingår också kommunstyrelsens diarium, förtroendemannaregistret m.fl. administrativa uppgifter.


ARBETSUPPGIFTER
Gör Gävle offentligt!

Vi söker dig som vill befinna dig mitt i hjärtat där de viktiga besluten om Gävle fattas.
Vi söker dig med intresse för att göra vår kommun mer öppen och tillgänglig.
Vi söker dig som vill utveckla våra processer att bli helt digitala.

Som nämndsekreterare kommer du att administrera kallelser, sammanträden och de arbetsuppgifter som ingår i arbetet kring möteshanteringen. Du arbetar tillsammans med ytterligare två nämndsekreterare och kommunsekreteraren. Tillsammans utgör ni ett team som backar upp varandra.

Som registrator arbetar du tillsammans med vår huvudregistrator med postöppning, registrering av ärenden och handlingar i kommunstyrelsens diarium samt övriga nämnders diarier för vilka kanslienheten ansvarar. Vi använder dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.

Både som nämndsekreterare och registrator ingår att säkerställa beslutsprocesserna genom att stötta handläggare, chefer och våra förtroendevalda kring hantering av handlingar och rutiner kring ärenden som ska beslutas i någon av våra många beslutsinstanser. Du kommer ha en viktig och central roll i kontrollen av innehållet i diariet, där din uppgift bland annat är att se till så att rätt handlingar finns tillgängliga i rätt tid.

I arbetet ingår också att hantera arvoden, arkivera, bistå handläggare med utskick av remisser m.m. och i förekommande fall hantera ärenden kring rutiner för de administrativa processerna som att lämna ut allmänna handlingar, besvara förfrågningar från allmänheten.





KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med relevant högskoleutbildning inom förvaltningskunskap och/eller samhällskunskap alternativt att du har annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
Du har erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning.

För att trivas med ditt uppdrag i en politiskt styrd organisation har du intresse och förståelse för samhälls- och demokratifrågor.
Du har goda kunskaper om lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning som kommunallagen, förvaltningslagen och regelverket kring hantering av allmänna handlingar.

Som person är du analytisk, noggrann och ansvarsfull. I dina kontakter har du ett serviceinriktat arbetssätt samt att du kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt och uttrycker dig väl i både tal och skrift.
Du trivs med att arbeta självständigt med en god planering och prioritering av ditt arbete samt att du är intresserad av utveckling.
Du har goda IT-kunskaper och erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem.

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass vilket innebär krav på svenskt medborgarskap och att bli godkänd vid registerkontroll innan anställning.






ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Offentliga Jobb och inte via e-post eller pappersformat.

Om du blir inbjuden till en intervju för en tjänst hos oss i Gävle kommun ska du uppvisa giltig identitetshandling där medborgarskap kan utläsas. Om du är tredjelandsmedborgare uppvisar du giltigt arbets- och uppehållstillstånd, LMA-kort eller kopia av Migrationsverkets mottagna ansökan om förlängt uppehållstillstånd.
Behöver du ett personbevis? Beställ via www.skatteverket.se

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.