Nämndssekreterare/registrator till kanslienheten

Halmstad är en expansiv kommun där vi arbetar för att våra 105 000 kommuninvånare ska trivas och få ut mer av livet. Här finns möjligheterna för dig som vill ha ett meningsfullt arbete och bidra med engagemang och nytänkande. Tillsammans med 10 000 kollegor är du med och bygger hemstaden, kunskapsstaden och upplevelsestaden. Läs mer om oss https://www.halmstad.se/intro

Socialförvaltningen ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. Vi bedriver även förebyggande och uppsökande arbete och lägger stor vikt vid ett respektfullt bemötande.



ARBETSUPPGIFTER
Vill du jobba nära politik och förvaltningsledning och vara med och utveckla socialförvaltningen mot framtida socialtjänst? Tycker du dessutom om att skapa struktur och ordning och reda? Då kan det vara dig vi söker!

Kanslienheten är en av enheterna inom förvaltningsstaben och ansvarar för arbete inom områdena nämnd och utskott, administration, diarium och arkiv, juridik, kommunikation, reception och kontorsvaktmästeri. På kanslienheten arbetar elva medarbetare och du ingår i en funktionsgrupp tillsammans med jurist och kommunikatör som regelbundet träffas. Du kommer ingå i kommunens nätverk för nämndsekreterare och registratorer.

I tjänsten som nämndsekreterare/registrator har du ansvar för socialnämnden och dess individutskotts ärendehantering och allt vad det innebär. Du är en viktig länk mellan de förtroendevalda och tjänstemannaorganisationen där gott samarbete, specifikt med nämndens ordförande/presidie och förvaltningschefen, är en förutsättning. Du ger stöd åt nämnd, förvaltningsledning och handläggare i ärenden som ska behandlas i socialnämnden och socialnämndens individutskott.

Du ansvarar för att planera, bereda ärenden och vara sekreterare vid sammanträden i nämnd/utskott och vid möten med presidiet.

Vidare säkerställer du att det finns effektiva rutiner och processer för ett rättssäkert nämndarbete, samt dess kontinuerliga utveckling.

I tjänsten ingår även uppgifter som registrator där din viktigaste uppgift är att dagligen sköta förvaltningens diarieregistrering och hantera utlämnande av begäran om allmän handling.

KVALIFIKATIONER
Den vi söker har förmågan att ge råd och stöd till förtroendevalda och verksamhetens medarbetare på ett serviceinriktat sätt. Du är en person som delar med dig av din sakkunskap till andra samt kan visa förståelse för organisationens olika avdelningar och funktioner. I arbetet krävs en känsla för ordning och reda och samtidigt en stor portion flexibilitet.

Du skriver på ett tydligt, välstrukturerat och logiskt sätt samt har förmågan att anpassa och strukturera information efter målgrupp. Du har god förmåga att utrycka dig professionellt både muntligt och i skrift.

I rollen är det avgörande att du är en god organisatör med förmåga att leverera i tid med kvalitet genom ett metodiskt, systematiskt och pålitligt arbetssätt. För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt och ibland inom snäva tidsramar. Du behöver tycka om att samarbeta med andra men också ha förmåga att leda dig själv och arbeta självständigt.

Den vi söker har en relevant högskoleutbildning med inriktning statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
Vi ser gärna att du har arbetslivserfarenhet inom offentlig förvaltning och med liknande arbetsuppgifter. Önskvärt med kunskap om kommunlagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem, tex Ciceron. Du har god IT-vana och utmärkt svenska i både tal och skrift.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos Halmstads kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig ansöka i Visma Recruit och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte tas i anspråk av övertalig personal.

Halmstads kommun erbjuder friskvårdsbidrag och tillämpar rökfri arbetstid.

Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas in ansökningstiden löpt ut.