Nämnd/Utvecklingssekreterare till Östersunds kommun

Tillsvidareanställning, heltid med tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Östersunds kommun har mer än 5 600 personer anställda i sju förvaltningar. Vi verkar inom 400 olika yrken och jobbar mot ett gemensamt mål: att göra medborgarnas liv rikare, enklare och tryggare.

Östersunds kommun är värd för två gemensamma nämnder; Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan där sju av länets åtta kommuner ingår, samt Överförmyndarnämnden i Krokom, Åre och Östersund. Tjänsteorganisationerna för de gemensamma nämnderna består av ett Upphandlingskontor respektive ett Överförmyndarkansli, båda är separata områden på Kommunledningsförvaltningen. På förvaltningens finns även Område kommunkansli som svarar för kvalificerat stöd i olika roller och tjänster till medborgare, förtroendevalda och anställda. Vi biträder den politiska organisationen samt kommundirektören och övriga förvaltningar och ansvarar bl.a. för diarieföring, ärendeberedning och sammanträdesrutiner för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och utskott. Kommunkansliet har ansvar för kommunens arkiv och administrerar allmänna val.

Vi söker nu en kollega i vår nämndadministration, en nämnd/utredningssekreterare för de gemensamma nämnderna. Är du en noggrann och strukturerad person som har ett genuint intresse av den demokratiska processen? Då kanske det är dig vi söke

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta som nämndsekreterare samt registrator för Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan och Överförmyndarnämnden i Krokom, Åre och Östersund med helhetsansvar för den nämndadministrativa processen. Detta innebär kvalitetssäkring av tjänsteskrivelser, beredningar, kallelser, protokoll, expediering samt uppföljning av beslut. Utvecklingsarbete kommer att vara en del av tjänsten och just nu är verksamheterna i en intensiv fas av digitalisering, med implementering av ett e-arkiv som kommer ske under 2022 där du har rollen som nämndernas arkivredogörare. Strategiskt arbete med kommunens informationsförvaltning och processkartläggning ingår också.

Du registrerar nämndernas inkomna allmänna handlingar och fungerar som en länk mellan förtroendevalda i nämnderna och tjänstepersonerna i förvaltningen vilket betyder ett nära samarbete med nämndernas presidier och förvaltningens chefer och handläggare. En viktig uppgift är att ge service till de förtroendevalda, tjänstepersoner och allmänhet. Du kommer även att samarbeta med kommunens övriga nämndsekreterare och arbeta med utveckling av kommunövergripande administrativa rutiner. I tjänsten ingår ansvar för nämndens dokument- och ärendehantering, från posthantering och registrering till arkivering och utveckling av den administrativa processen. Som lokalt processansvarig för ärendehanteringen ingår du i kommunens ärendehanteringsforum. Du kommer även att delvis administrera kommunens ärendehanteringssystem Ciceron.

Utredningsarbete och ärendehandläggning ingår i tjänsten.

Bredden på arbetsuppgifter är stor och din roll kan komma att förändras beroende på verksamhetens utveckling.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har akademisk examen inom till exempel statsvetenskap, juridik och/eller samhällsvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren finner lämplig. Du har goda IT kunskaper, kunskap i datasystemen Office 365, Visma Ciceron, Troman är meriterande.

Det är en fördel om du har erfarenhet från arbete i kommunal eller offentlig förvaltning och därigenom förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Det är även meriterande att ha arbetat med diarieföring, arkivering och/eller nämndadministration i annan organisation. Som person är du självständig, noggrann, serviceinriktad och framförallt strukturerad. Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Vi sätter stort värde på den personliga lämpligheten.

I tjänsten ingår att hålla utbildningar för handläggare och chefer, därför behöver du vara trygg med att prata inför grupper. Vi ser gärna att du har kunskap i kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighet och sekretess samt Dataskyddsförordningen.

Bifoga CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Uppvisande av detta blir aktuellt vid eventuell intervju.

Inför rekryteringsarbetet har Östersunds kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare.