Nu söker vi en driven Möteskoordinator till statlig myndighet!

Om oss
Hej! Det är vi som är Clockwork. Vi arbetar med rekrytering och bemanning men vi brukar säga att vi är i ”bättre framtidsbranschen” – för vi vill vara en kraftkälla för företag och människor som vill utvecklas. Vårt erbjudande är träffsäker matchning mellan företagens behov och medarbetarnas kvaliteter, oavsett om det handlar om jobb i industri- eller tjänstesektorn, inom skolvärlden eller i olika integrationsprojekt. Vi tror på människor och vi vet att rätt människa på rätt plats gör skillnad. Därför är det viktigt för oss att ha koll på varje marknad, varje företag och varje medarbetare. Och därför är det viktigt för oss med en stark lokal närvaro. Du möter oss i tjugo städer från Stockholm i söder till Luleå i norr.

Läs mer på www.clockworkpersonal.se

Om företaget



Dina arbetsuppgifter
En stor del av arbetsuppgifterna innebär att vara den som administrativt håller ihop möten, seminarier och konferenser (fysiska och digitala). Du kommer själv ansvara för vissa delar medan utredare och kommunikatörer ansvarar för innehåll och kommunikation. Du kommer vara ansvarig för att alla som behöver vara med är det och att alla delar görs i rätt tid. Det finns vissa upparbetade rutiner, men det finns också utrymme för utveckling på flera håll.

Uppdraget består till cirka 60% av möteskoordinering och cirka 40% andra administrativa och praktiska arbetsuppgifter.
Du kommer samarbeta med kollegor och leverantörer vilket innebär att:
• ta fram och hantera inbjudningslistor, inbjudningar, anmälningar och anmälningsformulär
• ansvara för att i samarbete med upphandlingsfunktionen avropa tjänster som t ex sändning och inspelning, lokaler/studio och tolkar
• i samband med möten, konferenser etc hålla i viss teknik
• efter möten, konferenser etc ta fram utvärderingsunderlag, skicka ut och följa upp
• ordna med fika och annan förtäring

Uppdraget är med start så snart som möjligt och är på heltid. Det sträcker sig till en början fram till 31/12-2023 med möjlighet till förlängning ytterligare 1 år.


Din profil
Vi söker dig som vill arbeta som möteskoordinator och administratör och har en avklarad gymnasial utbildning. Vi ser att du har minst 1-2 års arbetslivserfarenhet de senaste 5 åren av att självständigt ha arbetat med likande arbetsuppgifter.

För att trivas i rollen ser vi att du är kommunikativ och ha ett stort intresse för service. Du är ordningsam och ha förmågan att ha fler aktiviteter igång samtidigt samt är självgående, driven och tycka det är roligt med varierade arbetsuppgifter där inget är för litet eller för stort. Du har även en förmåga att skapa relationer och tvekar inte att bidra där det behövs. Vidare besitter du god datavana samt att du talar och skriver obehindrat på svenska och engelska.

Meriterande är om du har tidigare erfarenheter av att stötta kollegor tekniskt vid sändningar i digitala mötesverktyg som t ex zoom och uppkoppling i fysiska möten samt har erfarenhet av att ha jobbat i enkätverktyget Webropol.

Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan via clockworkpersonal.se

Om du har frågor kring processen får du gärna höra av dig till Mindy Hadland via e-post mindy.hadland@clockwork.se

Vi ser fram emot att läsa din ansökan!