Ny spännande tjänst som administratör

Vi har nu en ny spännande tjänst som administratör på kansliet i Kumla pastorat.
Vi söker nu en administratör till vårt kansli i Kumla. Tjänsten är en utökning och du blir en av fem medarbetare i kansliet.
Vi söker dig som har hög integritet, är noggrann, lugn och strukturerad, som tycker om att arbeta systematiskt och självständigt i ditt administrativa uppdrag. Tjänsten innebär många kontakter med personal, besökare och förtroendevalda och innebär också tjänstgöring på pastorsexpeditionen.
Är du den personen vi söker? Läs då gärna vidare.
Om tjänsten
Vi erbjuder dig en bred och intressant tjänst. Du kommer att arbeta i en organisation med tydliga värderingar som gör skillnad i samhället, men där även glädje och humor spelar en viktig roll. Vi är en god arbetsplats med många engagerade medarbetare som vill mycket och brinner för sitt arbete.
Du förvaltar och utvecklar processen kring pastoratets verksamhetsbaserade arkiv-redovisning (VBA), registratur och arkiv utifrån gällande lagar och regler. Det kan till exempel innebära att:
fortsätta utveckla pastoratets VBA och vara kontaktperson gentemot kyrkokansli och stift
hålla dokumenthanteringsplanen och arkivförteckningen aktuell och uppdaterad
stödja, informera och utbilda övrig personal i VBA/dokumenthantering
stödja personal vid arkivläggning av pastoratets handlingar
löpande registrera in- och utgående handlingar och verka för att processen är effektiv och utvecklas, på sikt ska ett digitalt arkiv införas

Du sköter administrationen kring förtroendevalda samt är sekreterare i kyrkorådet, kyrkorådets arbetsutskott, kyrkogårds- och fastighetsutskottet samt kyrkofullmäktige. Det innebär bl.a. att sätta sig in i gällande regelverk samt formalia kring förtroendevaldas arbete enligt Kyrkoordningen, för att effektivt kunna sköta utskick, kallelser, protokoll och dokumenthantering.
Du arbetar deltid på kansliets expedition, där du bl.a. tar emot samtal och mejl samt sköter bokningar av dop, vigslar, begravningar, lokaler, arbetar med kyrkobokföring och administrerar in- och utträden. Expeditionen sköter även pastoratets lokaluthyrning, lämnar ut nycklar- och larminstruktioner, sköter post och bud, ekonomiadministration och vissa inköp samt hjälper till med bokning av resor för personal. Expeditionen har ansvar för vissa gemensamma personalutrymmen.
Om oss
Vår vision är att vara ”kyrka mitt i byn”, närvarande, relevant och trovärdig. Vi hoppas på att vara en positiv kraft i bygden, en gemenskap med hög delaktighet och ideellt engagemang som tar ansvar för evangelium, människor, utveckling och miljö.
Kumla kommun är en expanderande inflyttningskommun som ligger två mil söder om Örebro med goda förbindelser. Här bor idag drygt 21 700 människor, ca 80 % av dessa bor inne i Kumla tätort.
Kumla pastorat omfattar hela Kumla kommun och består av de tre församlingarna Ekeby, Hardemo och Kumla. I vårt pastorat finns högriskanstalten Kumla där vi har en tjänstgörande diakon och präst. Vi har fyra kyrkor, ett kapell och ett antal församlingshem och ekonomibyggnader. Pastoratet bedriver församlingsverksamhet och är huvudman för begravningsverksamheten.
Kansliet består av fem medarbetare; en kommunikatör, en kanslist/ekonomiassistent, kanslichef/ekonomiansvarig, HR-specialist/löner och en projektanställd medarbetare som utvecklar dokumenthantering, registratur och arkiv. Kansliet ansvarar för pastoratets IT-stöd.
Kansliet ger stöd åt pastoratets ledning, administrerar möten/protokoll mm. för förtroendevalda och ger viss service åt medarbetare. Inom kansliet finns HR och lön, ekonomi- och verksamhetsuppföljning, dokumenthantering, registratur och arkiv. Kansliet sköter även pastoratets kommunikations- och informationsinsatser och har en pastorsexpedition som är öppen mån-fre halva dagar. På pastorsexpeditionen sköter vi bland mycket annat bokningar av dop, vigslar, begravningar och lokaler samt pastoratets växel samt ekonomiadministration.
Kansliets övriga medarbetare arbetar tidvis på expeditionen för att minska sårbarheten under ledigheter och semestrar.
Vi erbjuder dig
En ny administrativ tjänst med inriktning på att utveckla processerna kring dokumenthantering, registratur och arkiv samt de förtroendevaldas administration. Möten med förtroendevalda ligger ibland på kvällstid. Du tjänstgör även på vår expedition och har ditt kontor på pastorsexpeditionen.
Du får ett brett administrativt uppdrag som du på ett självständigt sätt tar dig an, utvecklar och förvaltar. Vi introducerar dig givetvis i tjänstens olika delar.
Tjänsten är tills vidare, vi erbjuder en heltidstjänst med flexibel arbetstid och förskottssemester samt friskvårdsbidrag. Kansliet har APT en gång per månad och kanslimöten varannan vecka. Två-tre gånger per år samlar vi personalen för MAX-lag med gemensamt möte och personalsociala aktiviteter.
Vem är du?
Du har en gymnasieutbildning inom ekonomi eller samhällsvetenskap och en eftergymnasial utbildning med inriktning registratur, arkiv, informationsvetenskap eller motsvarande.
Kanske har du jobbat kommunalt eller statligt inom administrativa funktioner, eller på annat sätt skaffat dig en bred erfarenhet kring administrativa arbetsuppgifter? Eller så har du en meriterande erfarenhet av administrativ tjänst i Svenska kyrkan. Oavsett erfarenhet så tror vi att du har jobbat i relevanta administrativa funktioner i minst fem-tio år, och trivs i din administrativa roll.
Som person är du noggrann, strukturerad, arbetar systematiskt och kan planera ditt arbete på ett självständigt sätt.
Du tycker om att läsa in dig på dina områden och lösa problem. Du har en dokumenterad god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Som person har du hög integritet, är lugn och strukturerad och tycker om att ge service och stödja samt samarbeta med andra. Tillsammans gör vi varandra bättre.
Är du intresserad?
Personligt brev och 2–3 referenser skickas till kumla.jobb@svenskakyrkan.se
Tillträde sker efter överenskommelse, heltidstjänst, tills vidare, reglerad arbetstid, vi tillämpar flexibel arbetstid. Du har B-körkort.
Sista ansökningsdag: 15/9–2021. Intervjuer genomförs 28–29/9.
Läs mer om Kumla pastorat på vår hemsida: www.svenskakyrkan.se/kumla
Vi har valt vår strategi för annonsering av den här tjänsten. Kontakt med annonsförsäljare eller rekryterings- och bemanningsföretag undanbedes.