Office Administrator

Office Administrator är en supportfunktion som ska stötta organisationen med olika uppgifter som inte är direkt tillhör andra avdelningar på företaget. Tanken är att denna roll ska fånga upp arbetsuppgifter, framförallt på huvudkontoret, som annars faller mellan stolarna.
Office Administrator kommer ha en rad återkommande arbetsuppgifter men arbetsuppgifterna kommer, p g a rollens natur, även ha arbetsuppgifter som ändras från tid till annan utifrån verksamhetens behov. Det innefattar även hantering av känslig och konfidentiell information.
Office Administrators ska:
Kunna arbeta självständigt och planera och utföra arbetsuppgifterna som ingår i rollen
Vara prestigelös i sitt förhållningssätt då arbetsuppgifterna kan variera i sin natur utefter organisationens behov
Bygga goda relationer med kollegor och leverantörer
På eget initiativ leta efter lösningar på olika problem som kan uppkomma där svaret inte finns lätt till hands och tidigare rutiner saknas. Återkopplar till berörda om en lösning inte hittats.
Lära känna organisationen för att skapa ett kontaktnät
Vara noggrann och säkerställa att arbetsuppgifterna utförs med god kvalitet och enligt uppsatt tidsplan
Säkerställa att arbetsuppgifterna slutförs
På ett flexibelt sätt kunna arbeta med en kombination av återkommande arbetsuppgifter i kombination med nya och varierande arbetsuppgifter

Dagliga eller ofta återkommande arbetsuppgifter:
Daglig hantering av all inkommande och utgående post.
Inscanning av inkommande post till HR och Payroll. Förvaring av originaldokument på säker plats.
Inscanning av inkommande fakturor, betalningspåminnelser, inkassokrav samt krav från Kronofogdemyndigheten
Administration av mailboxen ”Mailroom SE” för vidaresändning av scannade dokument enl. ovan till BSC, samt uppföljning och kontroll
Hantering av bestridande till inkassobyrå gällande inkommande inkassokrav, med begäran om fakturakopia, samt vidaresändning av inkommande fakturakopior från inkassobyrå till BSC för betalning
Hantering av begäran om betalningsanstånd (förlängd betalningstid) avseende inkommande betalningspåminnelser för parkeringsböter med 10 dagars betalningsfrist
Hantering och administration av inkommande myndighetspost (SE) via portalen ”Min Myndighetspost”
Hantering och uppföljning av avtal gällande frankeringsmaskin, kaffemaskin etc, samt bevakning av förskottsbetalning av portokostnader
Onsdagsfrukost för anställda på huvudkontoret. Inhandling och iordningställande av frukost varje onsdag kl 09.00.
Inköp av köksprodukter osv till kontoret (ex te, kaffe, mjölk och annat från matvarubutik)
Ansvarar för administration av drivmedelskort så som beställning och spärrning av drivmedleskort, kortkoder samt utskick av drivmedelskort till uthyrnningsstation och förmånsbilsförare
Tillsyn och vattning av växter på HQ

Arbetsuppgifter som återkommer vid behov:
Kontakt med fastighetsförvaltare för ev service och felanmälan
Kontakt med städbolag gällande frågor kring städning – kontakt vid klagomål på städning eller önskemål om förändringar
Ansvarig för löpande kontroll av funktion och drift samt ev. behov av felanmälan gällande: scanner/kopiator, frankeringsmaskin, kaffemaskin, diskmaskiner m.m.
Administration och beställning av passerkort och parkeringskort
Ansvar för förråd med kontorsmaterial, inköp av kontorsmaterial samt upprätthålla ordning i förrådet.
Inköp av mobiltelefon
Hjälp med utskrifter och inscanning av dokument för anställda som arbetar hemifrån eller vid resa
Hjälp med lunch etc vid möten och utbildningar på kontoret
Inköp och beställning av t ex catering vid event så som jullunch
Kontaktperson för IT när dom behöver hjälp med t ex mottagande av datorer, skärmar etc
Hjälp med utskick via post eller bud för tex Marketing
Avhämtning av ev. ankommande paket vid närmaste postkontor (innehar fullmakt)

P g a tjänstens natur och syfte kan andra arbetsuppgifter förekomma utöver listan ovan.